Was ist Team Software?
Der Begriff Team Software bezeichnet Tools für - Team Software unterstützt Teams dabei, Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben zu delegieren und effizient zu managen.
- Diskussionen und Absprachen können zentral an einem Ort durchgeführt und archiviert werden.
- Auch können Informationen über einen internen Blog oder Wiki effizient kommuniziert und gespeichert werden.
Team Software vereint die wichtigsten Funktionen von Kollaborationssoftware, Wissensmanagement-Software und Ideenmanagement-Software in einer einfach und verständlichen zugänglichen Arbeitsumgebung.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Teamsoftware die Arbeit von Teams, Abteilungen und kleinen Unternehmen unterstützt und welche Funktionen wichtig sind. Auch erhalten Sie eine Übersicht über die Funktionsweise so wie die Vor- und Nachteile verschiedener Teamsoftware-Anbieter.
Warum Team Software einführen?
Warum Team Software einführen?Teamwork ist sehr komplex. Sobald die Größe eines Teams die Anzahl von fünf Mitgliedern übersteigt, geht die Übersicht verloren:
- Wer ist aktuell mit welchem Projekt oder Arbeitspaket beschäftigt? Wie ist der Stand aller Aufgaben in den verschiedenen Arbeitspaketen?
- Was war noch einmal das Ergebnis einer bestimmten Besprechung? Was genau wurde beschlossen?
- Was gibt es Neues und Wichtiges für das Team zu wissen?
Team Software unterstützt Teams, Abteilungen und Unternehmen dabei, teamorientierte Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Der Vorteil: Alle Teammitglieder arbeiten in einer einheitlichen Umgebung und haben den Gesamtüberblick über den Stand von Projekten und Informationen.
Team Software teilt sich in unterschiedliche Anwendungen, die im nächsten Kapitel vorgestellt werden.
Unterschiedliche Arten von Team Software
Unterschiedliche Arten von Team SoftwareTeam Software – häufig auch als Kollaborationssoftware bezeichnet – hat unterschiedliche Anwendungsfälle:
- Teamkommunikation, die beispielsweise von Tools wie Slack oder Microsoft Teams unterstützt wird.
- Anwendungen zum Austausch von Dateien (z. B. WeTransfer, Dropbox ) oder Google Drive
- Unterstützung der strukturierten Zusammenarbeit. Für diesen Ansatz stehen Tools wie die Innolytics® Collaboration Software, Jira oder Trello.
Wie Team Software die Kommunikation im Team vereinfacht
Bevor Anwendungen wie Slack oder Microsoft Teams, aber auch Messengerdienste wie WhatsApp oder Telegram, aufkamen, lief Teamkommunikation häufig über E-Mail.
- Die Folge waren schnell überlastete E-Mail-Fächer im Team.
- Und weil irgendjemand immer „antworten an Alle“ klickte, wurde aus einer einfachen Mail an Alle schnell eine unübersichtliche Kette von E-Mails und Antworten.
Team Software wie Slack – Anwendungen, die primär der internen Kommunikation dienen – sorgen für übersichtliche E-Mail-Postfächer.
| Vorteil | Nachteil |
|---|---|
| Schnellen Echtzeitkommunikation, einfacher Start. Teams können in verschiedenen Channels sofort damit loslegen, Nachrichten auszutauschen und sich abzustimmen. Dateien und Dokumente können hin- und hergeschickt werden. | Kommunikation geschieht schnell und unstrukturiert. Viele Informationen, die über diese Art von Messengerdiensten – beispielsweise auch in WhatsApp-Gruppen – ausgetauscht werden, gehen schnell wieder verloren. |
Team Software zur Strukturierung der Zusammenarbeit
Anwendungen wie die Innolytics® Team Software unterstützen Teams dabei, interne Abläufe und Prozesse zu schaffen. Damit kann beispielsweise der Stand von Aufgaben, Arbeitspaketen und Projekten für alle nachvollziehbar dargestellt werden.
Anwendungen wie z.B. Trello, Jira oder die Innolytics® Team-Software bringen Struktur in die Zusammenarbeit. Durch klare Abläufe und Prozesse erkennen alle Teammitglieder, an welchem Stand sich Projekte befinden. Auch können beispielsweise Online-Diskussionen so vorbereitet und protokolliert werden wie Meetings, die in einem klassischen Besprechungszimmer stattfinden.
Fazit: Team Software unterstützt Kommunikation und Struktur
In vielen Unternehmen wird auf unterschiedlichsten Kanälen kommuniziert.
- Schnelle Absprachen werden über einen Messenger Service oder Dienste wie Slack durchgeführt.
- Projekt- und aufgabenbezogene Einträge werden auf einer Plattform abgelegt, deren Ziel die Strukturierung ist.
- Dateien werden über unterschiedliche Dienste ausgetauscht.
- Und weiterhin existieren Mails an Kunden*innen und Externe, bei denen Kollegen und Kolleginnen in cc genommen werden,
Der wichtigste Grundsatz beim Einsatz von Team Software lautet: Weiterhin sind alle Kommunikationskanäle erlaubt. Schließlich wird ja auch noch telefoniert. Sobald jedoch Informationen strukturiert abgelegt werden sollen, wird dies in einer strukturierenden Team Software getan.
Vorteile des Einsatzes von Team Software
Vorteile des Einsatzes von Team SoftwareNicht nur kleine Teams, Abteilungen und Unternehmen haben Vorteile beim Einsatz von Teamsoftware. Auch größere Unternehmen sind in den vergangenen Jahren mehr und mehr dazu übergegangen, Zusammenarbeit in Form von kleineren unabhängigen Teams zu organisieren.
So gehören Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einer Matrixorganisation beispielsweise gleichzeitig ihrer funktionalen Einheit wie auch unterschiedlichen Teams an.
Der Einsatz von Team Software ist deshalb immer dann sinnvoll,
- wenn Teams an unterschiedlichen Projekten gleichzeitig arbeiten und
- das Unternehmen trotzdem in der Zusammenarbeit eine Struktur schaffen will.
Dies sind Ansätze, die z.B. auch die Innolytics® Team Software verfolgt. Für Teams bis 15 Mitglieder ist die Software mit einem Projektraum und einem Teamraum dauerhaft kostenlos.
- In den Premium- und Enterprise-Versionen können weitere Projekträume hinzugebucht werden, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können mehreren Teams zugeordnet sein.
- Zudem unterstützt das Tool team- und bereichsübergreifende Prozesse wie das Ideenmanagement und das Wissensmanagement.
Der Einsatz von Team Software ist deshalb nicht nur auf kleine Teams beschränkt. Es bietet auch mittelständischen Unternehmen und Konzernen Vorteile bei der Zusammenarbeit. Auch sie profitieren vom Einsatz von Team Software.