Was ist Qualitätsmanagement-Software (QM-Software)?
Qualitätsmanagement-Software (QM-Software) unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen der ISO 9001:2015 und anderer Qualitätsmanagementsysteme umzusetzen. Sie besteht aus unterschiedlichen Komponenten, die Unternehmen dabei unterstützen,
- ihre Kundenorientierung zu steigern,
- ein Wissensmanagement aufzubauen,
- ein Prozessmanagement zu etablieren,
- ein Risikomanagement einzuführen und
- durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess die Qualität von Produkten und Geschäftsprozessen kontinuierlich zu steigern.
Qualitätsmanagement-Software Definition
Qualitätsmanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen von Qualitätsmanagementsystemen umzusetzen. Sie besteht aus mehreren Modulen, die die Anforderungen der jeweiligen Norm beziehungsweise des jeweiligen Managementsystems abdecken.Bestandteile einer Qualitätsmanagement-Software sind Module zum Prozessmanagement, zur Dokumentenlenkung, zum Audit Management, zur Steigerung der Kundenorientierung, Wissensmanagement-Software, Risikomanagement-Software und KVP-Software. Moderne QM Software bildet alle Anforderungen von Normen wie ISO 9001 auf einer Plattform ab. Für Unternehmen und Organisationen hat das Vorteile: Sie finden alle Funktionen übersichtlich an einem Ort. So verfolgt beispielsweise die Innolytics® Qualitätsmanagement Software genau diesen Ansatz. Im Video lernen Sie diesen Ansatz kennen.
Die Module der Innolytics® QM-Software können Sie 30 Tage lang kostenlos testen.
In diesem Artikel lernen Sie die wichtigsten Bestandteile und Module einer Qualitätsmanagement-Software (auch QM-Software genannt) kennen. Mit der Innolytics® QM-Software Suite können Sie sofort starten. Lernen Sie die verschiedenen Module in einem kostenlosen 30-tägigen Test kennen.
Dokumentenlenkung: Die Kernfunktion von Qualitätsmanagement Software
In Kapitel 7.5 stellt ISO 9001 hohe Anforderungen an die Dokumentation eines Qualitätsmanagementsystems. Dokumente müssen eindeutig benannt und gekennzeichnet werden, sie müssen Beschäftigten zugänglich sein und sie müssen hinsichtlich ihrer Eignung geprüft werden. In 7.5.3 (Lenkung dokumentierter Information) stellt ISO 9001 weitere Anforderungen.
- Die Dokumentation muss gegen versehentliche Änderungen oder Verlust geschützt werden.
- Durch Freigabeprozesse muss die Eignung der Informationen bestätigt werden.
- Versionskontrollen zeigen transparent auf, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.
- Durch ein Rollen- und Rechtesystem muss sichergestellt werden, dass nur der befugte Personenkreis Zugang zu Informationen erhält.
Qualitätsmanagement Software unterstützt Unternehmen und Organisationen dabei, diese Anforderungen umzusetzen. Im Video erfahren Sie, wie dies in der Innolytics® QM Software mit Hilfe eines QM Wiki geschieht.
Prozessmanagement als Teil einer Qualitätsmanagement-Software
Ein Modul, in dem Prozessbeschreibungen nach Themen und Schlagworten sortiert abgebildet werden können, ist Teil einer Qualitätsmanagement-Software.
Mit einer Qualitätsmanagement-Software können Verantwortliche für einen Review benannt und Prozesse nach einer festgelegten Frist automatisch in einen Review-Status versetzt werden. In der Praxis hat es sich durchgesetzt, Prozessbeschreibungen durch Visualisierungen zu unterstützen. Damit werden komplexe Funktionen Beschäftigten einfach erklärt. Im Video sehen Sie, wie Sie mit Hilfe der Innolytics® Qualitätsmanagement Software schnell und einfach Prozesse visualisieren können.
Das macht es Unternehmen und Organisationen möglich, einen Überblick über alle Prozesse im Unternehmen zu erhalten und zu kommunizieren.
Kundenorientierung durch Qualitätsmanagement-Software steigern
ISO 9001:2015 fordert von Unternehmen, ein System zu etablieren, mit dem die Kundenorientierung gesteigert werden kann. Vor allem geht es darum, Tools zu implementieren, mit denen Unternehmen Kundenfeedback und Meinungen sammeln können. Wie dieses System ausgestaltet wird, liegt in der Verantwortung von Unternehmen.
Dies kann beispielsweise durch regelmäßige Befragungen oder die Etablierung eines Beschwerdemanagements geschehen. Die Steigerung der Kundenorientierung kann in einer Qualitätsmanagement Software durch mehrere Module abgebildet werden. In der Innolytics® Software Suite geschieht dies beispielsweise durch
- die Einrichtung eines Workflows für die Bearbeitung von Kundenbeschwerden oder
- die Entwicklung von Fragebögen für Umfragen zur Kundenzufriedenheit.
Wie Qualitätsmanagement zur kontinuierlichen Verbesserung beiträgt
Ein wichtiger Bestandteil der ISO-Norm 9001:2015 ist nicht nur die Dokumentation vorhandener Prozesse, sondern auch die Weiterentwicklung durch Prozessoptimierung und kontinuierliche Verbesserung. Das Modul KVP-Software einer Qualitätsmanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei,
- Probleme und Herausforderungen in Betriebsabläufen oder anderen Geschäftsprozessen zu analysieren,
- Schwächen aufzudecken und
- Lösungen zu entwickeln.
Der Grundgedanke der Qualitätsmanagement-Norm besteht darin, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im gesamten Unternehmen an der kontinuierlichen Verbesserung zu beteiligen.
Qualitätsmanagement-Software, die die Prinzipien von Kollaborationssoftware erfüllt, erreicht mehr Mitarbeiter*innen. Kontinuierliche Verbesserung wird auf eine breitere Basis gestellt. Die Zahl der Vorschläge, die Zahl der Feedbacks und die Zahl der Beteiligten am kontinuierlichen Verbesserungsprozess steigt.
Wie Qualitätsmanagement-Software das Wissensmanagement unterstützt
Der Aufbau einer Wissensdatenbank im Unternehmen, die Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt, gehört ebenfalls zu den Kernanforderungen von ISO 9001:2015.
Das Modul Wissensmanagement-Software einer Qualitätsmanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei, dies aufzubauen.
Wissen kann in Form von
- internen Blogs,
- unternehmensinternen Frage-Antwort-Modulen oder
- Lösungsdatenbanken
zur Verfügung gestellt werden.
Auch hier sieht ISO 9001:2015 keine feste Form vor. Die Ausgestaltung des Wissensmanagements ist Unternehmen freigestellt.
Wissensmanagement-Software ist ein Teil der Innolytics® Software Suite
Das Modul Risikomanagement einer Qualitätsmanagement-Software
Die Betrachtung von unternehmerischen Risiken ist eine wichtige Voraussetzung zur Erlangung einer ISO-Zertifizierung nach ISO 9001:2015.
Wie die Innolytics® Software Suite Qualitätsmanagement unterstützt
Die Innolytics® Software Suite bildet die beschriebenen Module ab. Durch verschiedene Module können Unternehmen ihr Prozessmanagement, ihr Wissensmanagement, ihr Risikomanagement, kontinuierliche Verbesserung und das Management von Kundenbeschwerden an einem Ort zusammenführen. Unternehmen können damit die Anforderungen der ISO 9001:2015 mit einer Softwareplattform abbilden.
Die Innolytics® Software Suite bietet darüber hinaus weitere Module, mit denen Unternehmen beispielsweise ihr Qualitätsmanagementsystem durch Module wie Ideenmanagement-Software und Innovationsmanagement-Software nach ISO 56002 aufbauen können.