Was ist eine ISO 9001 Zertifizierung? Ihr Leitfaden für die Praxis

Eine ISO 9001 Zertifizierung ist die bekannteste und weltweit populärste ISO-Zertifizierung für Unternehmen, Organisationen (z. B. Vereine und Verbände) und Behörden. In diesem Praxisratgeber erfahren Sie, wie Sie schnell, einfach und effektiv die Anforderungen von ISO 9001:2015 umsetzen können. Und zwar ohne teure Beratung. ISO 9001 Zertifizierung selber machen.

Erhalten Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen

  • Welche Voraussetzungen benötigt Ihr Unternehmen, um eine ISO 9001 Zertifizierung zu erhalten?

  • Wie können Sie schnell, einfach und mit dem geringstmöglichen bürokratischen Aufwand starten?

In unserem kostenlosen E-Book Der einfache Weg zur Zertifizierung erfahren Sie mehr. Ein Praxisratgeber für Unternehmen, die schnell, einfach und effektiv ihre Zertifizierung erlangen möchten.

ISO 9001: Wettbewerbsvorteil und Wachstumsmotor

Die ISO 9001-Zertifizierung bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile. Entsprechend ist die Zertifizierung in der Praxis für Unternehmen häufig ein Wachstumstreiber. Die International Organization for Standardization (ISO) nennt in einer ihrer Publikationen Vorteile, darunter effizienteres Arbeiten und die Erhöhung der Kundenzufriedenheit. Darüber hinaus gibt es messbare wirtschaftliche Vorteile.

Steigerung von Kundenanfragen

Unternehmen, die nach ISO 9001 zertifiziert sind, erhalten bis zu 35% mehr Kundenanfragen. Grund dafür: der Vertrauensvorschuss.

Höhere Umsätze

Zertifizierte Unternehmen sind für Kundengruppen attraktiv, die bereit sind, für Qualität zu zahlen. Sie können höhere Preise am Markt erzielen.

Einzigartige Wettbewerbsvorteile

Durch eine ISO 9001 Zertifizierung heben sich Unternehmen positiv von Ihrem Wettbewerb ab.

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie schnell und einfach die Vorteile einer ISO 9001 Zertifizierung für Ihr Unternehmen nutzen können. Mit dem Link unter dem Video kommen Sie zum DICIS, dem führenden digitalen Zertifizierungsinstitut.

Was eine ISO 9001-Zertifizierung ausdrückt

Mit einer ISO 9001-Zertifizierung und einem ISO 9001 Gütesiegel demonstrieren Unternehmen ihren Kunden und Lieferanten, dass sie ein zuverlässiger Geschäftspartner sind, dessen Handeln auf klaren Prinzipien und Strukturen beruht. ISO 9001 steht für höchste Kundenorientierung, die durch ein Qualitätsmanagementsystem sichergestellt wird.

Unternehmen zeigen,

Eine ISO 9001 Zertifizierung ist freiwillig!

»Die Zertifizierung nach ISO 9001 ist keine Voraussetzung, und Sie können die Norm nutzen, um Ihre Arbeitsweise zu verbessern, ohne zertifiziert zu werden. Die Zertifizierung durch Dritte – wenn eine unabhängige Zertifizierungsstelle Ihre Praktiken anhand der Anforderungen der Norm prüft – ist jedoch eine Möglichkeit, Ihren Käufern, Kunden, Lieferanten und anderen Interessengruppen zu signalisieren, dass Sie die Norm ordnungsgemäß umgesetzt haben.« (Quelle: Reaping the Benefits of ISO 9001 – Offizielle Publikation der ISO)

Ein hochinnovatives Verfahren zur ISO 9001 Zertifizierung ist die digitale Zertifizierung des DICIS-Instituts. Mit Hilfe eines digitalen Assistenten erarbeiten Sie kostenlos alle Grundlagen und erhalten ein Zertifikat auf Basis eines First Party Audit. Damit signalisieren Sie, dass Sie die Anforderungen der Norm umsetzen.

Anforderungen an eine ISO 9001-Zertifizierung

Bei einer ISO 9001-Zertifizierung gibt es viele inhaltliche, jedoch wenige formelle Anforderungen. Als Unternehmen bzw. Organisation lässt Ihnen die Norm ein hohes Maß an Flexibilität. Es wird stichpunktartig geprüft, inwieweit Sie die Anforderungen erfüllen. Fragen sind dabei beispielsweise folgende:

  • Haben Sie interne und externe Themen definiert, Ihre Interessengruppen (sogenannte Interessierte Parteien) definiert?
  • Verfügen Sie über eine veröffentlichte Qualitätspolitik, haben Sie Qualitätsziele definiert?
  • Haben Sie im Sinne eines Risikomanagements die wesentlichen Risiken und Chancen definiert?
  • Welche Prozesse und Abläufe sind festgelegt? (Sogenanntes Prozessmanagement)
  • Wie stellen Sie Ihren Beschäftigten das notwendige Wissen zur Verfügung?
  • Erfüllen Sie die Vorgaben der Dokumentenlenkung? Also: Haben Sie Ihre Dokumentation gemäß der Normanforderung erstellt?
  • Können Sie nachweisen, dass Sie interne Audits durchführen?
  • Durch welche Maßnahmen stellen Sie die kontinuierliche Verbesserung sicher?

Gerade zu Beginn sind viele Verantwortliche mit den Anforderungen überfordert. In unserem kostenlosen E-Book Der einfache Weg zur ISO 9001 Zertifizierung beschreiben wir die wichtigsten Anforderungen praxisnah und verständlich.

Wer darf eine ISO 9001 Zertifizierung vornehmen?

Es gibt im Zusammenhang mit der ISO 9001 Zertifizierung immer wieder ein großes Missverständnis. Viele Unternehmen denken, dass eine ISO 9001 Zertifizierung ausschließlich von offiziellen Stellen vorgenommen werden darf, die durch Institutionen wie die Deutsche Akkreditierungsstelle DAkkS zugelassen sind. Das ist nicht wahr und nicht einmal im Sinne der ISO. In einer offiziellen Publikation der ISO, die Sie hier finden, heißt es dazu:

„Die Nachweisführung der spezifizierten Anforderungen kann von einem Hersteller oder Lieferanten (erste Partei), einem Benutzer oder Käufer (zweite Partei) oder einer unabhängigen Stelle (dritte Partei) durchgeführt werden.“

Dies lässt unterschiedliche Formen einer ISO 9001 Zertifizierung zu. Ein Zertifikat ist letztlich eine Bescheinigung über eine erfolgreich durchgeführte Konformitätsbewertung. Diese wird in der ISO/IEC 17000 folgendermaßen definiert:

„Darlegung, dass festgelegte Anforderungen bezogen auf ein Produkt, einen Prozess, ein System, eine Person oder eine Stelle erfüllt sind“.

Ein Zertifikat über die Durchführung eines internen Audits und die Konformität mit der Norm können sich Unternehmen damit auch selbst ausstellen. Die ist von der ISO nicht nur erlaubt, sondern ausdrücklich vorgesehen. ISO 19011:2018 (Auditierung von Managementsystemen) nennt als ein Ziel unter anderem den „Zweck der Selbsterklärung“. Ein Verfahren, mit dem eine ISO-Zertifizierung auf Basis einer Selbsterklärung erteilt wird, ist die digitale ISO 9001 Zertifizierung der Innolytics AG.

Zertifizierung ISO 9001: Was wird eigentlich zertifiziert?

Eine Zertifizierung nach ISO 9001 bescheinigt, dass Sie in Ihrem Bereich beziehungsweise Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem etabliert haben, das den Anforderungen der Norm entspricht. In der Sprache des Qualitätsmanagements spricht man von Normkonformität.

Um diese zu erlangen, müssen Sie in Ihrem Unternehmen eine Reihe von Vorbereitungen treffen. Diese lassen sich mit dem, in der ISO-Norm genannten, Prinzip des PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) erklären. Der PDCA-Zyklus ist nicht verpflichtend, jedoch sind die einzelnen Kapitel der Norm danach aufgebaut. In der Grafik können Sie es erkennen. Als Unternehmen gilt es knapp dreißig Punkte zu beachten, die wiederum einzelne Unteranforderungen enthalten. Unternehmen und Fachbereiche, die sich das erste Mal mit den Anforderungen von ISO 9001 auseinandersetzen, fühlen sich damit schnell überfordert. Doch hier gibt es eine gute Nachricht: ISO 9001:2015 schreibt zwar vor, welche Normpunkte Sie erfüllen müssen, jedoch nicht WIE dies zu erfolgen hat. Sie haben also einen relativ großen Interpretationsspielraum.

Planung und Aufbau des Qualitätsmanagementsystems

Als Fachbereich, Abteilung oder Unternehmen müssen Sie ihr Umfeld (Trends, rechtliche Rahmenbedingungen etc.) und die Anforderungen unterschiedlicher Interessensgruppen analysieren, eine Qualitätspolitik definieren, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Erfolgskriterien des Qualitätsmanagementsystems definieren etc.

Betriebliche Steuerung (Ausführung)

Fachbereiche, Abteilungen und Unternehmen müssen ihre betrieblichen Aktivitäten – von der Bestellung eines Kunden beziehungsweise einer Kundin, bis hin zu Tätigkeiten nach der Auslieferung (z.B. Garantie- und Regressansprüche) – strukturiert und nachvollziehbar durchführen. Dadurch soll gewährleistet werden, dass Kunden und Kundinnen a.) zuverlässig das erhalten, was sie bestellt haben und b.) im gesamten Prozess zuverlässig und kompetent betreut werden.

Überprüfung des Qualitätsmanagementsystems

Durch so genannte „interne Audits“ und die Auswertung von Erfolgskennzahlen überprüfen Fachbereiche, Abteilungen und Unternehmen regelmäßig, inwieweit sie die sich selbst gesetzten Qualitätsziele erreichen. Also: Liefern Sie wirklich zuverlässig das, was Sie Kunden und Kundinnen versprechen? Die Überprüfung ist ein wichtiger Teil, nicht nur für die Zertifizierung nach ISO 9001, sondern auch für später anstehende Re-Zertifizierungen.

Kontinuierliche Verbesserung

Einer Zertifizierung nach ISO 9001 liegt die Philosophie zugrunde, dass sich Unternehmen in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess ständig weiterentwickeln. Dazu schreibt ISO 9001 keine spezifische Methode vor, es können Tools zur Prozessoptimierung oder ein internes Ideenmanagement zum Einsatz kommen. Die Quellen für die Verbesserung sind vielfältig: Es können Vorschläge von Kunden und Kundinnen sein, Ergebnisse interne Audits oder spontane Vorschläge von Beschäftigten.

Lassen Sie sich von den vielen Fachbegriffen der ISO 9001 Norm nicht abschrecken! Die Norm ist an vielen Stellen sehr kompliziert und zum Teil praxisfremd formuliert. Im Kern geht es jedoch darum, das Unternehmen ihre Kundenorientierung steigern. Das heißt zuverlässig das liefern, was Sie versprechen. In einem Unternehmen, das nicht nach den Vorgaben von ISO 9001 arbeitet, ist vieles chaotisch und nicht nachvollziehbar, Kunden wissen nicht, ob sie zuverlässig das erhalten, was das Unternehmen ihnen in der Werbung oder auf der Webseite verspricht. Sie kaufen dort beispielsweise etwas, was jedoch nie geliefert wird. Niemand kann nachvollziehen, wann Ihr Auftrag eingegangen ist, wer ihn bearbeitet hat und was daraus wurde. Im Gegensatz dazu sind Unternehmen, die eine Zertifizierung nach ISO 9001 angestrebt haben, zuverlässige Partner ihrer Kunden und Kundinnen. Wenn Sie eine bestellte Lieferung nicht erhalten, kann sofort nachvollzogen werden, wer den Auftrag wann bearbeitet hat. Wenn Sie Ihre Kunden und Kundinnen bereits zuverlässig bedienen und Ihre Zusagen verbindlich und nachvollziehbar einhalten, erfüllen Sie bereits einen Großteil der Anforderungen einer Zertifizierung nach ISO 9001.

Ablauf einer Zertifizierung nach ISO 9001

Wenn Sie das erste Mal mit einem Institut, das eine Zertifizierung nach ISO 9001 anbietet Kontakt aufnehmen, werden Sie zwei Dinge feststellen:

  1. Der Preis für ISO 9001-Zertifizierungen schwankt enorm und
  2. 95 Prozent der Arbeit müssen Sie im Unternehmen ohnehin durchführen, die Zertifizierung ist sozusagen nur das „I-Tüpfelchen“.

Es empfiehlt sich also, sich frühzeitig mit allen Anforderungen einer Zertifizierung nach ISO 9001 auseinanderzusetzen, das Qualitätsmanagement aufzubauen, Beschäftige zu schulen und ein Audit-Management einzurichten, mit dem Sie die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems nachweisen können. Sie werden sämtliche Anforderungen der Norm ohnehin umsetzen müssen. Je besser Sie sich vorbereiten, desto unkomplizierter und preiswerter kann später eine Zertifizierung nach ISO 9001 erfolgen.

Zertifizierung ISO 9001: Die Vorbereitung

Machen Sie sich zunächst mit der Funktion und mit den Begrifflichkeiten eines Qualitätsmanagementsystems vertraut. Hierzu haben wir auf unseren Webseiten einige Artikel für Sie zur Verfügung gestellt, mit denen wir Ihnen sowie Ihren Kollegen und Kolleginnen einen Überblick geben.

  • Im Artikel „Was ist ein Managementsystem?“ erklären wir einfach und verständlich, was ein Managementsystem ist, welche Funktion es im Unternehmen erfüllt und welche Vorteile es bietet.

  • In zwei Artikeln erfahren Sie mehr über das Qualitätsmanagement und Qualitätsmanagementsysteme im Unternehmen.

  • In unserem Fachartikel über ISO 9001:2015 erhalten Sie eine kompakte Einführung in die Norm.

  • Lesen Sie unbedingt auch unseren Artikel über die ISO 9001 Philosophie. Es ist viel einfacher, sich mit den Anforderungen der Norm auseinanderzusetzen, wenn man Ziel, Sinn und Zweck der Norm versteht.

Dazu können Sie die ersten Schritte selbst ausführen. Mit unserem ISO 9001-Assistenten klicken Sie sich durch alle Anforderungen der Norm und dokumentieren deren Umsetzung. Learning by doing. In 45 Minuten erstellen Sie ein Qualitätshandbuch und lernen „nebenbei“ die Anforderungen der Norm kennen. Hier können Sie direkt loslegen.

Neben den traditionellen Möglichkeiten der Zertifizierung nach ISO 9001 bietet DICIS einen innovativen Weg: eine Online-Zertifizierung, die streng nach den Anforderungen der Norm durchgeführt wird, aber insgesamt 70% weniger Zeit und Aufwand erfordert. Die Erstellung der Dokumentation und die Umsetzung in die Praxis werden durch digitale Assistenten unterstützt.

Mehr Informationen zur ISO 9001 Zertifizierung finden Sie in unserem kostenlosen Praxisratgeber Schnell und einfach zur ISO 9001 Zertifizierung.