Was ist ISO 9001 Software?

ISO 9001 Software unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen von ISO 9001:2015 zu erfüllen und ein Qualitätsmanagementsystem nach den Anforderungen der Norm aufzubauen. Gemäß des PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) werden Unternehmen durch ISO 9001 Software im gesamten Prozess unterstützt:

• Plan: Aufbau eines Qualitätsmanagements
• Do: Durchführung von Maßnahmen, der Betrieb des Managementsystems
• Check: Regelmäßige Überprüfung des Systems durch interne Audits
• Act: Kontinuierliche Verbesserung durch Prozessoptimierung und andere Maßnahmen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ISO 9001 Software Unternehmen dabei unterstützt, die Anforderungen der Norm zu erfüllen und damit einfacher zu einer ISO-Zertifizierung zu erlangen.

ISO 9001 Software unterstützt Unternehmen dabei, alle zum Aufbau, zum Betrieb, zur Kontrolle und zur Verbesserung eines Managementsystems erforderlichen Informationen an einem Ort zu bündeln und zur Verfügung zu stellen. Das stellt einen großen Vorteil dar. In der Vergangenheit war die Einführung eines Managementsystems nach ISO 9001 mit einem erheblichen bürokratischen Aufwand verbunden.

• Informationen wurden in Qualitätshandbüchern festgehalten,
• Unterlagen wie Stellen- und Prozessbeschreibungen füllten dutzende von Ordnern,
• kontinuierliche Verbesserung wurde mit Papierkärtchen und Formularen abgebildet.

Im Gegensatz dazu ist der Einsatz von ISO 9001 Software eine deutliche Erleichterung, die den Administrationsaufwand eines Qualitätsmanagementsystems um bis zu 90 Prozent senken kann. Damit werden die Einführung und Administration eines Qualitätsmanagementsystems auch für solche Unternehmen interessant, die dies aufgrund mangelnder personeller Ressourcen in der Vergangenheit nicht bewältigen konnten.

Der Einsatz von ISO 9001 Software verringert auch die Kosten einer Zertifizierung. Je weniger Aufwand Zertifizierungsinstitute bei der Überprüfung einer Normkonformität haben, desto weniger stellen sie für ihren Aufwand in Rechnung. Das ist vergleichbar mit Ihrer persönlichen Steuererklärung: Wenn Sie dem Steuerberatungsbüro nur einen großen Schuhkarton voller Belege geben, ist der Aufwand zur Erstellung der Steuererklärung höher als wenn Sie alles sortiert, idealerweise auch noch abgelegt in der passenden Software, einreichen.

ISO 9001 Software bildet die Anforderungen von ISO 9001:2015 durch unterschiedliche Module ab. Die wichtigsten Funktionen und Module werden hier aufgeführt.

ISO 9001:2015 geht an vielen Stellen auf Anforderungen der Kommunikation ein. So müssen Unternehmen zur Erfüllung der Normanforderungen u.a. eine Qualitätspolitik formulieren und diese an ihre Beschäftigten kommunizieren. Aus der Qualitätspolitik werden konkrete Ziele für einzelne Fachbereiche und Abteilungen heruntergebrochen. Eine Blog- und Wiki-Funktion unterstützt Unternehmen dabei Anforderungen in Bezug auf die Kommunikation zu erfüllen.

Unternehmen, die den ISO 9001 Standard erfüllen wollen, müssen nachweisen, dass ihre Beschäftigten die notwendigen Kompetenzen besitzen, um Arbeiten auszuführen. Ein Wissensdatenbankmodul vermittelt Beschäftigten das notwendige Know-how, um beispielsweise schnell und einfach Probleme zu lösen oder sich in neue Gebiete einzuarbeiten.

ISO 9001:2015 schreibt klare Anforderungen an die Definition und Dokumentation von Abläufen und Prozessen vor. Ein Prozessmanagement ist nicht direkt gefordert, hat sich jedoch in der Praxis als ein wertvolles Modul von ISO 9001 Software erwiesen. Zum einen können die in der Norm geforderten Inputs und Outputs sowie der Mehrwert eines Prozesses beschrieben werden, zum anderen können Prozessabläufe durch Visualisierungen grafisch dargestellt werden. Auch können Verantwortlichkeiten und Audit/Review-Zeitpunkte definiert werden.

Mit einer ISO 9001 Software lassen sich unternehmensinterne Audits planen und strukturiert durchführen. Auditergebnisse und daraus abgeleitete Maßnahmen werden in der Software festgehalten.

ISO 9001 stellt strenge Anforderungen an den Umgang mit den Informationen, die die Grundlage des Qualitätsmanagementsystems sind. So dürfen beispielsweise die Dokumente zur Qualitätspolitik und den Qualitätszielen sowie die Prozessbeschreibungen nicht einfach von allen Beschäftigten verändert werden. Sondern es braucht klare Zuständigkeiten und Genehmigungsprozesse.

ISO 9001 Software unterstützt Unternehmen dabei, Vorschläge und Ideen für die kontinuierliche Verbesserung zu sammeln, zu bewerten und umzusetzen.

Damit ein Qualitätsmanagementsystem seine Funktion erfüllt und Unternehmen ihre Ziele erreichen, muss das Funktionieren des Systems regelmäßig gemessen werden. Dies kann durch Kennzahlen geschehen oder beispielsweise durch Befragungen von Beschäftigten. ISO 9001 schreibt keine spezielle Messmethoden vor, sondern fordert von Unternehmen lediglich, dass sie diese so genannten „Messmittel“ definieren. ISO 9001 Software stellt hier Tools zur Verfügung, um solche Messungen vorzunehmen.

Die Innolytics^® Qualitätsmanagement Software unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen von ISO 9001 zu erfüllen. Die Stärke der Software liegt darin, Qualitätsmanagement allen Beschäftigten im Unternehmen zugänglich zu machen. Es ist ein System, das einerseits durch ein strenges Rollen- und Rechtesystem Unternehmen hilft, die Auflagen von ISO 9001 zu erfüllen, andererseits das Qualitätsmanagement so vielen Beschäftigten wie möglich zugänglich macht. Innolytics^® ist eine Qualitätsmanagement Software der neuen Generation, die auf Prinzipien wie Kollaboration, Wissenstransfer und Innovation setzt. Gerade für Unternehmen, deren Märkte sich verändern, ist Innolytics^® die passende ISO 9001 Software.