Was ist ein Wissensmanagement System?

Ein Wissensmanagement System ist ein systematisches Vorgehen im Wissensmanagement, um relevantes Wissen zu identifizieren, in einer Wissensdatenbank abzulegen, zu bewerten und zur Verfügung zu stellen. Durch die Einführung eines Wissensmanagement Systems stellen Unternehmen und Organisationen sicher, dass relevantes Wissen systematisch anstatt zufällig aufbereitet, zur Verfügung gestellt und aktualisiert wird.

Ein Wissensmanagement System ist in vielen Unternehmen Bestandteil eines integrierten Managementsystems, weil es zahlreiche Schnittstellen beispielsweise zu einem Qualitätsmanagementsystem gibt. Wissensmanagementsysteme werden durch Wissensmanagement-Software effizient umgesetzt. In diesem Artikel lernen Sie die Vorteile eines systematischen Ansatzes im Wissensmanagement kennen.

Viele Unternehmen nutzen Wissensmanagement Tools, um das sogenannte implizite und explizite Wissen ihrer Beschäftigten zu speichern. Dabei kommt es jedoch häufig zu Problemen: Neues Wissen wird eher zufällig und nicht systematisch identifiziert und Beschäftigten zur Verfügung gestellt, Beiträge veralten. Durch ein Wissensmanagement System gewinnen Unternehmen Verlässlichkeit.

In einem Wissensmanagement System gibt es feste Zuständigkeiten, Beschäftigte aktualisieren regelmäßig Beiträge und fügen neues Wissen hinzu. Beispiel: Ein Unternehmen möchte das Wissen rund um Produkte in Form eines Unternehmenswiki zur Verfügung stellen. Eine verantwortliche Person hilft dabei, das Unternehmenswiki aufzubauen. Sie trägt die Verantwortung dafür, dass Produktneuheiten und neue Funktionen zuverlässig in der Wissensdatenbank abgelegt und aktualisiert werden.

Wissensbeiträge werden nicht einfach unstrukturiert in einer Datenbank abgelegt. Stattdessen wird ein Geschäftsprozess definiert, durch den sichergestellt wird, dass Freigaben und Veröffentlichungen einem festen strukturierten Vorgehen folgen. Relevantes Wissen wird identifiziert, in Themenbereiche gegliedert, eingereicht, freigegeben, bewertet und schließlich aktualisiert.

Diese Prozesse sollten Unternehmen definieren, die beispielsweise ein Unternehmenswiki aufbauen. Damit ist bereits im frühen Stadium gesichert, dass Informationen regelmäßig veröffentlicht und später zuverlässig aktualisiert werden.

In einem Wissensmanagement System bewerten Beschäftigte beziehungsweise Nutzer*innen die Informationen, inwieweit diese für sie nützlich sind. Ein Feedbacksystem hilft den Verantwortlichen im Wissensmanagement, Rückschlüsse zu ziehen und Informationen zu verbessern.

Durch die Einführung eines Wissensmanagement Systems gewinnen die Informationen an Zuverlässigkeit und Qualität. Das Wissensmanagement im Unternehmen bekommt einen klar messbaren Mehrwert. Es spielt im Alltag von Beschäftigten dadurch eine immer wichtigere Rolle und hilft Unternehmen, Zeit- und Informationsverluste zu verhindern.

Ein Wissensmanagement System im Unternehmen einzuführen folgt einer bestimmten Systematik. Dabei hilft das im Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015 verankerte Prinzip des Plan, Do, Check, Act.

Bei der Einführung eines Wissensmanagement Systems werden Unternehmen durch Tools wie die Innolytics^® Wissensmanagement Software und Wissensdatenbank Software unterstützt. Innolytics^® erlaubt es Unternehmen, einen strukturierten und systematischen Ansatz bei der Einführung eines Wissensmanagements zu verfolgen.