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Was ist ein Unternehmens Wiki?

Ein Unternehmens Wiki ist eine Wissensdatenbank, in der wichtige Informationen nach dem Wikipedia-Prinzip für Beschäftigte zur Verfügung gestellt werden. Ein Unternehmens Wiki ist damit ein zentraler Baustein des Wissensmanagements und des Qualitätsmanagements im Unternehmen.

  • Als Wissensmanagement Tool bietet ein Unternehmens Wiki die Möglichkeit, wichtige Informationen durch eine Vielzahl von Beschäftigten aus verschiedenen Abteilungen zur Verfügung zu stellen. Informationen wie beispielsweise Produktbeschreibungen oder Anleitungen von Geräten und Maschinen können zentral im Unternehmens Wiki gespeichert und zur Verfügung gestellt werden.

  • Als QM Tool werden durch den Einsatz eines Unternehmens Wiki wichtige Anforderungen von Qualitätsmanagementsystemen wie ISO 9001:2015 erfüllt. So erfüllt der Einsatz eines Unternehmens Wiki wichtige Funktionen, z.B. die Bekanntmachung und Kommunikation einer Qualitätspolitik, die Hinterlegung von Prozessbeschreibungen, Rollen und Aufgaben sowie weitere dokumentierte Informationen.

In diesem Artikel lernen Sie die Anwendungsfälle und Vorteile eines Unternehmens Wiki kennen. Sie erfahren, wie Sie schnell und einfach damit starten können, Informationen in Ihrem Unternehmen schnell und effizient zur Verfügung zu stellen.

Einsatzbeispiele für ein Unternehmens Wiki

Ein Unternehmens Wiki ist eine Art „Schweizer Taschenmesser“ des Wissensmanagements im Unternehmen. Sie können dieses Kommunikationstool für praktisch alle Anwendungsfälle der Unternehmenssteuerung einsetzen. Dementsprechend ist ein Unternehmens Wiki in vielen Unternehmen kein für sich alleinstehendes Instrument, sondern es wird in vielen Bereichen eingesetzt. Einige Anwendungsfälle sind hier beispielhaft aufgeführt.

Erfahren Sie, wie Unternehmen ein effizientes Wissensmanagement einführen können

Bis heute werden die Grundpfeiler eines Qualitätsmanagements in vielen Unternehmen durch ein Qualitätshandbuch abgebildet. In diesem wird das Qualitätsmanagementsystem exakt beschrieben. Durch den Einsatz eines Unternehmens Wiki wird das Qualitätshandbuch digitalisiert. Dadurch stehen diese Informationen allen Beteiligten zur Verfügung, wenn diese sie benötigen.

Anweisungen zur Arbeitssicherheit

Alle Betriebsanweisungen und Verfahrensvorschriften stehen Beschäftigten zentral an einem Ort zur Verfügung. Auch Mitarbeiterunterweisungen können in Form eines Unternehmens Wiki abgebildet werden. Durch Funktionen wie Lesebestätigungen können Unternehmen nachweisen, dass Beschäftigte die Unterweisungen gelesen haben.

Ideen- und Innovationsmanagement

Im Ideenmanagement und Innovationsmanagement hilft ein Unternehmens Wiki, das Engagement von Beschäftigten für die Entwicklung des Unternehmens zu steigern. Dazu stellen die Verantwortlichen regelmäßige Informationen über die Unternehmensbereiche beziehungsweise Produkte zur Verfügung, für die neue Ideen gesucht werden. Diese Informationen sind eine wichtige Voraussetzung dafür, dass Beschäftigte neue Ideen und fundierte Innovationskonzepte entwickeln.

Produktkataloge und Gebrauchsanweisungen

In einem Unternehmens Wiki werden sowohl Informationen über die eigenen Produkte eines Unternehmens als auch über eingesetzte Technologien zur Verfügung gestellt. Weiß jemand, wo die Betriebsanleitung vom Fotokopierer ist, wenn dieser gerade streikt? Wie genau heißt noch einmal das Teil, das in einem bestimmten Produkt kaputt gegangen ist? Welche Maße und Spezifikationen braucht ein bestimmtes Produkt, damit es optimal eingebaut werden kann? In einem Unternehmens Wiki stehen solche Informationen Beschäftigten mit wenigen Klicks zur Verfügung.

Diese Beispiele zeigen, wie der Einsatz eines Unternehmens Wiki die Produktivität im Unternehmen erheblich steigert. Die Zeit, die Beschäftigte für die Suche nach Informationen aufwenden, sinkt erheblich. Die Innolytics® Software für Managementsysteme enthält ein leistungsstarkes Tool zum Aufbau eines Unternehmens Wiki. Teams, Abteilungen und Unternehmen können dadurch schnell und einfach damit starten, ein eigenes Wiki aufzubauen.

Funktionen eines Unternehmens Wiki

Ein Unternehmens Wiki enthält eine Reihe von Funktionen, die Sie von Wikipedia kennen. Jedoch gibt es spezifische – für die Anwendung im Unternehmen angepasste – Funktionen, die das Tool noch effizienter machen. Dazu gehören die folgenden Funktionen.

innolytics-unternehmens-wiki-textEinfaches Anlegen und Editieren von Texten

Die Grundfunktion eines Unternehmens Wiki. Beschäftigte aus unterschiedlichen Bereichen können Texte, Bilder, Grafiken, Tabellen und sogar Videos problemlos in Beiträge einfügen. Das Modul Unternehmens Wiki der Innolytics® Software funktioniert dabei so wie Sie es von Applikationen wie Microsoft Word kennen, nur deutlich flexibler und einfacher. Per Drag and Drop können Bilder, Videos und andere Elemente im Text hin und her geschoben werden, Verlinkungen und die Erstellung von Kapiteln sind möglich.

innolytics-unternehmens-wiki-rollenRollen- und Rechtverwaltung

Beim Einsatz eines Unternehmens Wiki muss darauf geachtet werden, dass nicht alle Beschäftigten die gleichen Befugnisse haben. So gibt es zum Beispiel klare Rechte darüber, wer Wiki-Beiträge anlegen bzw. wer sie verändern oder kommentieren darf. Das ist wichtig, damit beispielsweise grundlegende Dokumente wie Arbeitsanweisungen oder die Formulierung einer Qualitätspolitik nur durch Berechtigte verändert werden dürfen.

Genehmigungs- und Veröffentlichungsprozesse

Artikel im Unternehmens Wiki durchlaufen häufig mehrere Änderungsschleifen, bevor sie final für alle freigegeben werden. Dazu braucht es spezielle Freigabeprozesse, durch die klar geregelt wird, in welchem Stadium der Veröffentlichung sich Beiträge befinden und wer diese zu diesem Zeitpunkt sehen darf. Beim Einsatz in Bereichen wie Qualitätsmanagement oder Arbeitsschutz ist es wichtig, Freigabeprozesse zu definieren und die Einhaltung dieser Prozesse zu dokumentieren.

innolytics-unternehmens-wiki-kommentarLesebestätigungen und Kommentarfunktionen

Mitunter ist es wichtig zu registrieren, dass bestimmte Personen im Unternehmen Informationen gelesen und wahrgenommen haben. Dazu existiert in einer Unternehmens Wiki Software die Funktion von Lesebestätigungen. Auch ist es möglich, Kommentare zu bestimmten Artikeln zu hinterlassen.

innolytics-unternehmens-wiki-bewertungBewertung von Informationen

In einem Unternehmens Wiki ist es wichtig, dass Beschäftigte ihr Feedback hinterlassen können, das zeigt, wie sehr ihnen die Informationen geholfen haben. Dazu können unterschiedliche Kriterien definiert werden, beispielsweise Relevanz, Nutzen und Verständlichkeit. Die Evaluierung von Beiträgen als Instrument des Feedbacks hilft Verantwortlichen dabei, diese Informationen noch besser zur Verfügung zu stellen.

innolytics-unternehmens-wiki-sucheLeistungsstarke Suche

Alle Informationen, die ein Unternehmens Wiki enthält, müssen von Beschäftigten schnell und einfach gefunden werden. Die Funktionen einer Suche sind deshalb entscheidend. Unternehmens Wiki Software wie z.B. die von Innolytics® enthält deshalb eine Suche, die durch den Einsatz künstlicher Intelligenz Beschäftigten die Informationen zukommen lässt, die für sie zum Zeitpunkt einer Suchanfrage mit hoher Wahrscheinlichkeit von besonderer Relevanz sind. Dahinter stecken komplexe Algorithmen, die beispielsweise dafür sorgen, dass Beschäftigte aus der Logistik beim Suchwort „Kundenbeschwerde“ zunächst die Kundenbeschwerden aus dem Bereich der Logistik angezeigt bekommen, während Beschäftigte aus dem Bereich Produkt und Technologie beim gleichen Suchbegriff Ergebnisse aus ihrem Bereich angezeigt bekommen.

innolytics-unternehmens-wiki-versionierungProtokollierung aller Änderungen

In einem Unternehmen ist es wichtig, bestimmte Vorgänge lückenlos zu dokumentieren. Beispielsweise die Veränderung von Informationen zu Produkten, eine Neufassung von Betriebsanweisungen oder wer wann welche Informationen gelesen hat. Unternehmens Wiki Software verfügt deshalb über Logfunktionen, in denen alle Aktivitäten lückenlos dokumentiert werden.

Diese zusätzlichen Funktionen unterscheiden ein Unternehmens Wiki von dem, was Sie klassischerweise von Portalen wie Wikipedia kennen. Da ein Unternehmens Wiki außerdem in unterschiedliche Bereiche wie beispielsweise Ideen- und Innovationsmanagement, Qualitätsmanagement oder Arbeitssicherheit eingebunden ist, ist es durchaus sinnvoll, das Unternehmens Wiki und z.B. das Ideenmanagement auf einer gemeinsamen Plattform zur Verfügung zu stellen. Die Innolytics® Software für Managementsysteme bietet diese Möglichkeit.

Vorteile eines Unternehmens Wiki

Durch den Einsatz eines Unternehmens Wiki erzielen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dazu gehören zum Beispiel die nachfolgenden.

  • Effizienzgewinn bei der Informationssuche: Durch den Einsatz eines Unternehmens Wiki beenden Unternehmen die Zeit vergeblicher Suche nach Informationen im Unternehmen. Informationen können durch ein Unternehmens Wiki schneller verfügbar gemacht werden als beispielsweise durch den Einsatz eines Servers, auf dem Dokumente abgelegt werden. Das spart wertvolle Zeit bei der Suche nach Informationen und führt zu einer messbaren Steigerung der Produktivität.

  • Erfüllung von Compliance Anforderungen: In Bereichen wie dem Qualitätsmanagement oder der Arbeitssicherheit ist es wichtig, Informationen nicht nur zu vermitteln, sondern durch Freigabeprozesse, Lesebestätigungen und Logfunktionen jederzeit nachweisen zu können, dass bestimmte Informationen kommuniziert wurden und bei Empfängern und Empfängerinnen angekommen sind.

  • Erhöhung der Informationsqualität: Durch Bewertungen und Feedbackfunktionen wird sichergestellt, dass Beiträge eine durchgehend hohe Qualität haben und – beispielsweise bei Feedback zur schweren Verständlichkeit – verbessert und optimiert werden können. Auch können Informationen in einem Unternehmens Wiki deutlich einfacher aktualisiert werden als in komplexen Dokumentensammlungen.

Die Innolytics® Software für Managementsysteme enthält ein leistungsstarkes Tool zum Aufbau und zur Pflege eines Unternehmens Wiki. Sie können dieses Wiki mit allen Managementsystemen im Unternehmen (Wissens- und Ideenmanagement, Risiko- und Qualitätsmanagement etc.) verknüpfen. Durch den Einsatz der Innolytics® Software erhalten Sie ein leistungsstarkes Tool zum Aufbau eines Unternehmens Wiki.