Das Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001
Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015 gehört für Unternehmen zu den wichtigsten Maßnahmen der Organisationsentwicklung. Die Ausbildung im Qualitätsmanagement gibt Ihnen ein Verständnis dafür, was ein Qualitätsmanagementsystem ist und wie es sich im Unternehmen etablieren lässt. In unserer kostenlosen Qualitätsmanagement-Schulung lernen Sie die Philosophie von ISO 9001 kennen. Sie ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass Sie den Sinn und den Zweck eines Qualitätsmanagementsystems verstehen. In einem weiteren Fachbeitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten QM-Tools für die Praxis vor. In diesem Artikel erhalten Sie eine einfach verständliche Einführung in Qualitätsmanagementsysteme.
Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?
Unternehmen sind komplex. Sie bestehen aus einer Vielzahl von Menschen, Teams, Abteilungen, Strukturen und Abläufen. Sie alle gilt es auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. In der ISO 9001-Norm ist das die so genannte „Kundenorientierung“: Die Ausrichtung aller Handlungen eines Unternehmens auf die Erfüllung von Kundenbedürfnissen.
Qualitätsmanagement setzt sich mit der Frage auseinander: Wie muss unser Unternehmen strategisch, organisatorisch, ressourcentechnisch und fachlich aufgestellt sein, damit wir zuverlässig unseren Kunden die Qualität liefern können, die diese von uns erwarten?
Ein Qualitätsmanagementsystem sorgt dafür, dass die Strategien, Ressourcen, Strukturen und Handlungsanweisungen für Beschäftigte auf das gleiche Ziel ausgerichtet sind: Eine zuverlässig hohe Qualität von Produkten und Dienstleistungen, mit denen Kundenerwartungen zuverlässig erfüllt werden.Ein Qualitätsmanagementsystem besteht aus mehreren Bausteinen, die in der ISO-Norm 9001:2015 näher erläutert werden. Im Kern geht es darum, den so genannten PDCA-Zyklus einzuhalten, der im nächsten Abschnitt erläutert wird. ISO 9001 folgt der Logik dieses Zyklus.
Grundlage eines Qualitätsmanagementsystems: Der PDCA-Zyklus
In der Einleitung zur ISO 9001:2015 wird der so genannte PDCA-Zyklus erklärt. Er ist ein wesentlicher Bestandteil der Norm, jedoch bei einer ISO 9001-Zertifizierung nicht verpflichtend.
Übrigens: In keiner ISO-Zertifizierung ist der PDCA-Zyklus vorgeschrieben! Er stellt jedoch eine sehr gute Logik dar, nach der ein Qualitätsmanagementsystem aufgebaut wird.
Das Umfeld verstehen, Maßnahmen planen
Planung ist eine der wesentlichen Grundlagen eines Qualitätsmanagementsystems. Es geht darum, den eigenen Markt zu kennen, Strategien und Visionen für das Unternehmen zu erarbeiten, Führungskräfte für das Qualitätsmanagementsystem zu sensibilisieren und zu begeistern, Kundenanforderungen zu verstehen sowie Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse festzulegen. Auch werden Maßnahmen im Umgang mit Risiken und Chancen sowie Qualitätsziele und Ressourcen geplant.
Umsetzung der geplanten Aktivitäten
In einem Qualitätsmanagementsystem hilft die beste Planung nichts, wenn Maßnahmen nicht umgesetzt werden. ISO 9001:2015 beschäftigt sich in Kapitel 8 mit genau dieser Umsetzung. Wie können Prozesse gesteuert werden? Wie verläuft die Kommunikation mit Kunden? Welche Tätigkeiten sollen im Rahmen der Umsetzung geplanter Maßnahmen stattfinden?
Überprüfung und Bewertung der Leistung
Haben die Maßnahmen das gebracht, was im Vorfeld geplant und erwartet wurde? Sind Kunden zufrieden? Damit setzt sich Kapitel 9 von ISO 9001 auseinander. Ein wichtiger Grundsatz eines Qualitätsmanagementsystems ist dabei: Die Bewertung von Leistungen erfolgt auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten, nicht auf Basis persönlicher Meinungen und Überzeugungen.
Verbesserungen bei Nichterreichen von Zielen
Dass Unternehmen ihre Ziele mit den geplanten Maßnahmen nicht erreichen, ist die Regel – nicht die Ausnahme. Das ist in einem Qualitätsmanagementsystem auch nicht schlimm. Wichtig ist, dass Maßnahmen ergriffen werden, wenn Ziele nicht oder nur unzureichend erreicht werden. Act, also die kontinuierliche Verbesserung des eigenen Tuns und der eigenen Organisation, ist der letzte Abschnitt des PDCA-Zyklus.
Der PDCA-Zyklus hilft, die Logik von ISO 9001:2015 zu verstehen. Schaut man sich die Norm direkt an, ist sie zunächst ein sehr komplexes Werk von Vorgaben, die es zu erfüllen gilt. Deshalb wirkt das Qualitätsmanagementsystem für Einsteiger oft abschreckend. Wer der Logik des PDCA-Zyklus folgt, hat keine Schwierigkeiten, die unterschiedlichen Anforderungen zu verstehen, zu interpretieren und anzuwenden.
Vorteile eines Qualitätsmanagementsystems
Warum sollten Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem einführen? Die kurze Antwort lautet: Weil sie dadurch professioneller werden. Doch was bedeutet professioneller?
Unternehmen, die eine ISO 9001-Zertifizierung erlangt haben, sind ein zuverlässiger und geschätzter Geschäftspartner. Entsprechend können sie ihre Marktanteile ausbauen und ihre Leistungen skalieren. Das heißt nichts anderes als: Das Unternehmen ist auf Wachstum vorbereitet. Unternehmen, die ein Qualitätsmanagementsystem etabliert haben, profitieren von größerem Wachstumspotential bei gleichzeitig sinkenden Kosten.
Qualitätsmanagement im Unternehmen implementieren
Ein Qualitätsmanagementsystem im Unternehmen zu implementieren ist nichts, was von heute auf morgen geschieht. Es genügt nicht, Qualitätsmanagementbeauftragte zu definieren und das System einzuführen. Es muss gelebt werden. ISO 9001:2015 benennt hier die Führungskräfte als Verantwortliche für das Funktionieren eines Qualitätsmanagementsystems. Die Einführung und Implementierung erfolgen deshalb häufig in Schritten.
Die Geschäftsleitung beziehungsweise die oberste Führungsebene eines Unternehmens beginnt, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Verantwortliche machen erste Schulungen, durch die sie sich mit den Grundsätzen eines Qualitätsmanagementsystems vertraut machen.
Erste Grundsätze des Qualitätsmanagements (beispielsweise die strategische Planung oder die Umfeldanalyse) werden umgesetzt.
Nach und nach übernehmen einzelne Abteilungen und Unternehmensteile die Leitgedanken von ISO 9001.
Durch eine Selbsterklärung, einen Audit von Kunden oder einen Audit von Externen erlangt das Unternehmen eine Zertifizierung, mit der es nach außen nachweist, dass es sich an die Grundsätze des ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem hält.
Grundsätzlich ist die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems freiwillig. In einer Reihe von Branchen ist es jedoch eine Grundvoraussetzung, um beispielsweise an Ausschreibungen teilzunehmen.
Da ISO 9001 auch verstärkt auf die Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen hinweist, gibt es durchaus Überschneidungen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen, unter denen Unternehmen im Markt agieren. Dennoch bleibt die Etablierung eines Qualitätsmanagementsystems grundsätzlich eine freiwillige strategische Entscheidung eines Unternehmens.
Am Ende gilt ein entscheidender Grundsatz in Unternehmen: Der Sinn und der Vorteil müssen erkannt werden. Nur dann kann ein Unternehmen von sich sagen, es profitiere von der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems.