Was ist ein Managementsystem?

Managementsysteme ermöglichen es Unternehmen, komplexe bereichsübergreifende Führungsaufgaben zu bewältigen. Durch klare Rollen, Regeln und Abläufe werden Themen wie Qualität, Nachhaltigkeit, Innovation, Wissen und Arbeitssicherheit strukturiert gemanagt.

Managementsysteme unterscheiden professionelle Unternehmen von denen, in denen Dinge zufällig und auf Zuruf passieren.

Der Einführung von Managementsystemen liegen unterschiedliche Motive zugrunde:

  • Betriebswirtschaftliche Ursachen: Unternehmen möchten ihre Performance und Effizienz steigern.
  • Wettbewerbsbedingte Ursachen: Unternehmen möchten sich nach einem Managementsystem (z.B. ISO 9001:2015) zertifizieren lassen.
  • Regulatorische Ursachen: Unternehmen müssen nachweisen, dass sie gesetzliche Vorschriften (z.B. Arbeitssicherheit) einhalten.

Zu den bekanntesten Managementsystemen gehören ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagementsystem), ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagementsystem) und ISO 45001 für Arbeitssicherheit. Diese Managementsysteme können Gegenstand einer ISO-Zertifizierung sein. Weitere Managementsysteme sind beispielsweise das Total Quality Management, Six Sigma, ISO 26000 für Nachhaltigkeitsmanagement und ISO 56002 für Innovationsmanagement.

Viele Managementsysteme werden von Unternehmen selbst interpretiert, definiert und implementiert. Dazu gehören beispielsweise der kontinuierliche Verbesserungsprozess, das Ideenmanagement, das Risikomanagement und das Wissensmanagement. Zwar gibt es hierfür zum Teil einschlägige Normen wie beispielsweise ISO 31000 für das Risikomanagement, in der Praxis gestalten es viele Unternehmen jedoch selbst. Bei der Einführung eines Managementsystems für Ideen oder Wissen orientieren sich Unternehmen häufig eher an ihren eigenen Bedürfnissen und Best Practice Lösungen.

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Die Philosophie von Managementsystemen verstehen

Warum gibt es eigentlich Managementsysteme? Welches Ziel verfolgen sie? Und was ist die gedankliche Grundlage? Hinter der Entwicklung von Managementsystemen steckt eine recht einfache Philosophie: Einen Mechanismus zu schaffen, der es Unternehmen erlaubt, für den Unternehmenserfolg wichtige Dinge zuverlässig zu erledigen und sich dabei kontinuierlich zu verbessern. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel über die ISO 9001 Philosophie.

Managementsysteme sind Tools zur Bewältigung von Komplexität. Es geht darum, Ziele zu setzen, die Rahmenbedingungen zu berücksichtigen, Handlungen und Maßnahmen aus den Zielen abzuleiten und Aufgaben durch klare Abläufe und Verantwortlichkeiten zuverlässig zu erledigen.

Beispiel Qualitätsmanagement: Um in allen Bereichen eines Unternehmens kontinuierlich eine hohe Qualität zu liefern, sind Maßnahmen erforderlich, die alle Bereiche – von der Führungsspitze bis zu den Azubis – betreffen. Ein Qualitätsmanagementsystem setzt sich deshalb intensiv mit den vier Phasen nach dem PDCA-Zyklus auseinander: Plan, Do, Check, Act.

Planen: Maßnahmen der Unternehmensplanung

Unternehmensaktivitäten entstehen nicht spontan oder aufgrund einzelner Kundenanfragen, sondern werden sorgfältig geplant. Die Planung ist im Qualitätsmanagementsystem ISO 9001:2015 der größte und wichtigste Teil. Wenn z.B. alle Kernprozesse eines Unternehmens nach den Prinzipien der Dokumentenlenkung dokumentiert werden sollen, bedeutet das nichts weiter als das das Unternehmen plant, was es zum Erreichen seiner Ziele für Abläufe benötigt.

Do: Ausführung der geplanten Aktivitäten

Managementsystemen liegt die Philosophie zugrunde, dass die Ausführung der geplanten Aktivitäten (fast) unabhängig von einzelnen Personen erfolgt. Wenn alle erforderlichen Maßnahmen und Geschäftsprozesse definiert, wenn Verantwortliche benannt und Erfolgskennzahlen definiert sind, dann – so die Theorie – erledigen sich Aufgaben von fast allein. Das ist in der Praxis nicht immer der Fall, jedoch der Idealzustand, den Unternehmen durch die Einführung eines Managementsystems anstreben.

Check: Kontrollieren ob Ziele erreicht wurden

Managementsystemen liegt die Philosophie zugrunde, dass alles messbar ist. Hat der Vertrieb seine Ziele erreicht? Das lässt sich beispielsweise in der Anzahl von Kundengesprächen, der Abschlussquote oder dem Wert von neu akquirierten Aufträgen messen. Auch die Ergebnisse von Lieferantenaudits oder die Zufriedenheit von Kunden*innen mit den Produkten, Angeboten und Dienstleistungen eines Unternehmens sind messbar. Dies ist ein wichtiger Bestandteil von Managementsystemen: Erfolg wird nicht dem Zufall überlassen, sondern gemessen.

Act: Kontinuierlich verbessern

Jede Abweichung zwischen „Soll und Ist“ ist in Managementsystemen kein Fehler, sondern eine optimierungsfähige Abweichung. Entsprechend ist die kontinuierliche Verbesserung ein wichtiger Teil eines Managementsystems. Es geht darum, dass sich Unternehmen bis hinunter auf kleine detaillierte Abläufe immer wieder die Frage stellen: Läuft es optimal?

Diese Logik, die beispielhaft an einem Qualitätsmanagementsystem erklärt wurde, lässt sich auf praktisch alle anderen Managementsysteme übertragen, unabhängig davon, ob es sich um Nachhaltigkeitsmanagement, Energiemanagement, Risikomanagement oder Informationssicherheitsmanagement handelt. Es geht im Kern immer um das Gleiche: Aktivitäten planen, ausführen, Kennzahlen überprüfen und sich systematisch verbessern.

Man könnte es anders ausdrücken: Hat man ein Managementsystem im Kern verstanden, hat man 70 bis 80 Prozent aller Managementsysteme verstanden. Bei der ISO nennt sich dies „High Level Structure“.

Um Managementsysteme gerade auch für kleine und mittlere Unternehmen zugänglicher zu machen, hat sich die Organisation darauf verständigt, ihren Managementsystemen grundsätzlich den gleichen Aufbau zu geben. Damit ist es für ein Unternehmen, das beispielsweise ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001:2015 eingeführt hat, deutlich einfacher, ein weiteres z.B. zum Thema Nachhaltigkeit, Energiemanagement oder Informationssicherheit einzuführen.

Damit diese Managementsysteme nicht nebeneinander existieren, gibt es den Begriff des integrierten Managementsystems.

Integrierte Managementsysteme

Da Managementsysteme – wie beschrieben – praktisch alle Teile eines Unternehmens betreffen, macht es wenig Sinn, unterschiedliche Systeme nebeneinander laufen zu lassen. Qualitätsmanagement hier, Informationssicherheitsmanagement da, das schafft unnötigen Aufwand und führt zur Verwirrung bei Führungskräften und Beschäftigten. Integrierte Managementsysteme gewinnen deshalb zunehmend an Bedeutung. Sie vereinen mehrere existierende und neue Systeme unter einem Schirm. An einem Beispiel soll dies erklärt werden.

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen betreibt seit Jahren ein erfolgreiches Ideenmanagement. Jetzt strebt es eine Zertifizierung nach ISO 9001:2015 an. Die Norm fordert von Unternehmen, ein System zur kontinuierlichen Verbesserung einzuführen und zu betreiben. Es ist jetzt kontraproduktiv, parallel zum bestehenden Ideenmanagement einen weiteren KVP-Ansatz einzuführen. Beschäftige wären verwirrt: Wo sollen meine Ideen jetzt hin?

Entsprechend erlaubt ein integriertes Managementsystem, beides miteinander zu vereinen. Das gleiche gilt beispielsweise für die Prozessoptimierung oder bereits im Unternehmen eingeführte Wissensmanagement Tools: Es ist wenig sinnvoll, hier ein zweites Managementsystem aufzubauen.

In einem integrierten Managementsystem werden deshalb bestehende interne Managementsysteme sowie externe Managementsysteme (z.B. nach ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 27001) in einem integrierten Managementsystem vereint. Das existierende Ideenmanagement wird jetzt dafür genutzt, Vorschläge für schlankere Abläufe und Prozesse (Qualitätsmanagement), zur Nachhaltigkeit (ISO 14001) oder zur Steigerung der Informationssicherheit (ISO 27001) zu generieren und entsprechender Maßnahmen umzusetzen.

Die Grafik zeigt ein integriertes Managementsystem.

Integrierte Managementsysteme reduzieren die Komplexität bei der Einführung und beim Betrieb eines Managementsystems. Denn – das wurde in diesem Text bereits beschrieben – Managementsysteme dienen dazu, Komplexität zu reduzieren und beherrschbar zu machen – nicht dazu, in einer ohnehin bereits komplexen Geschäftswelt neue Komplexität aufzubauen.

Unternehmen, die eines oder mehrere Managementsysteme (z.B. als intergiertes Managementsystem) einführen, sind in der Lage, ihre Ziele deutlich besser zu erreichen als die Unternehmen, die dies dem Zufall überlassen.