Was ist Dokumentenlenkung?

Als Dokumentenlenkung werden die Anforderungen aus ISO 9001:2015 und ISO 27001 bezeichnet, die an die Dokumentation eines Qualitätsmanagementsystems bzw. eines Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS) gestellt werden. Es geht darum, dass grundlegende Dokumente – beispielsweise Arbeitsanweisungen, Beschreibungen von Geschäftsprozessen oder Sicherheitshinweise – in eindeutig bezeichneten Dokumenten hinterlegt sind, die gegen versehentliche Veränderungen und/oder Löschen geschützt werden und die jederzeit auffindbar sein sollen.

Die Dokumentenlenkung gehört daher zu den Grundprinzipien des Qualitätsmanagements und wird in vielen Organisationen durch den Einsatz von Qualitätsmanagement Software gewährleistet. Im Video sehen Sie, wie sehr das Prinzip der Dokumentenlenkung beispielsweise in der Innolytics^® Qualitätsmanagement Software abgebildet wird.

Die Anforderungen von ISO 9001 an die Dokumentenlenkung sind im Kern sehr logisch. Was hilft die beste Arbeitsanweisung, wenn sie von allen verändert werden kann? Was bringt ein Sicherheitshinweis, den im richtigen Moment niemand findet? Und was würden Sie sagen, wenn Sie ein älteres Produkt eines Herstellers nutzen, wenn Sie bei einem Qualitätsmangel die Antwort bekommen: „Das Produkt ist schon älter, darüber haben wir keine Unterlagen mehr.“ Die Prinzipien der Dokumentenlenkung, die in ISO 9001 beschrieben sind, sollen verhindern, dass es zu solchen Situationen kommt. Damit unterstützen Sie eines der wichtigsten Ziele, die Unternehmen mit dem Aufbau von Qualitätsmanagementsystemen verfolgen: Eine hohe Zuverlässigkeit gegenüber Kunden und Kundinnen zu garantieren und somit die Kundenorientierung kontinuierlich zu steigern.

Zunächst einmal fordert ISO 9001 grundlegende Dinge: Eine Dokumentation muss in geeigneter Form vorliegen (also keine mündlich überlieferten Arbeitsanweisungen), sie müssen eindeutig gekennzeichnet und benannt sein, sowie allen Beschäftigten, für die diese Informationen relevant sind, zur Verfügung gestellt werden.

Die Anforderungen an die Dokumentenlenkung gehen jedoch noch weiter: Damit immer klar ist, wer welche Dokumente verfasst und wer sie freigegeben hat, fordert ISO 9001 das Freigabeprozesse definiert und Freigaben dokumentiert werden. Damit es niemals heißen kann: „Keine Ahnung, woher diese Anweisung stammt. Die war halt plötzlich da.“ Auch sollen grundlegende Dokumente gegen Verlust, eine Benutzung im falschen Kontext oder versehentliche Änderungen geschützt werden. Wieder einmal lässt sich dies mit Beispielen erklären. Wie begeistert wären Sie, wenn es in Ihrem Betrieb hieße: „Ich dachte, die Sicherheitshinweise gelten für andere Maschine. So kam es zum Unfall.“ Oder: „Hatten wir nicht gestern noch ganz andere Arbeitsanweisungen?“ „Keine Ahnung, die muss jemand aus Versehen verändert haben.“ Weitere Anforderungen an die Dokumentenlenkung sind eine lückenlose Dokumentation darüber, wer wann was verändert hat sowie eine Archivierungsfunktion für ältere Unterlagen.

Mit der Innolytics^® Qualitätsmanagement Software erfüllen sie die Anforderungen an die Dokumentenlenkung schnell und einfach. Sie können Freigabeprozesse anlegen, Informationen Autoren und Personen zur Freigabe zuordnen, Dokumente gegen versehentliches Löschen und Bearbeiten schützen sowie Freigaben dokumentieren. Mit der Innolytics^® Qualitätsmanagement Software erfüllen Sie alle Anforderungen von ISO 9001 an die Dokumentenlenkung.