Was ist Prozessoptimierung?

Als Prozessoptimierung wird die systematische Verbesserung von Abläufen und Geschäftsprozessen im Rahmen des Qualitätsmanagements und der Organisationsentwicklung bezeichnet.

Instrumente wie die kostenlose Innolytics^® KVP-Software unterstützen Unternehmen bei der Prozessoptimierung. Sie unterstützen Unternehmen dabei, die Ziele – höhere Effizienz, höhere Kundenorientierung, höhere Innovationsfähigkeit, geringere Kosten – zu erreichen. Unternehmen können die Grundlagen für die Prozessoptimierung damit innerhalb kürzester Zeit legen. Mehr Informationen zur KVP-Software finden Sie hier.

PDCA-Zyklus für die Prozessoptimierung

Prozessoptimierung folgt dem Leitgedanken der ISO-Norm 9001, wonach Unternehmen dauerhaft ihre Prozesse und Abläufe verbessern sollen. Methoden und Ansätze dazu sind Teil der kostenlosen Qualitätsmanagement Schulung, die von Innolytics^® in Kooperation mit dem DICIS Digitalinstitut angeboten werden.

Ziel ist es, Reibungsverluste zu vermeiden, administrative Kosten zu senken, die Kundenorientierung zu erhöhen, eine hohe Qualität an Produkten und Dienstleistungen zu gewährleisten und Innovation als Differenzierungsmerkmal im Wettbewerb zu fördern.

Grundlage der Prozessoptimierung und Voraussetzung für eine ISO-Zertifizierung ist die Auflistung und Definition der wichtigsten unternehmensinternen Abläufe und Prozesse. Das Instrument dafür war bis 2015  das Qualitätshandbuch, das sich jedoch gerade in der Praxis kleiner und mittlerer Unternehmen häufig als zu komplex und nicht praktikabel erwiesen hat. Die ISO-Norm 9001:2015 macht deshalb keine expliziten Vorgaben über die Art und Weise, wie Prozesse in Unternehmen dokumentiert und optimiert werden.

Instrumente wie die kostenlose Innolytics^® KVP-Software unterstützen Unternehmen bei der Prozessoptimierung. Sie helfen, die Ziele – höhere Effizienz, höhere Kundenorientierung, höhere Innovationsfähigkeit, geringere Kosten – zu erreichen.

Es gibt unzählige Methoden der Prozessoptimierung, beispielsweise das Ishikawa-Diagramm – auch Ursache-Wirkungs-Diagramm genannt, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), Six Sigma oder Kaizen.  Alle diese Methoden beruhen im Kern auf fünf zentralen Prinzipien, die nachfolgend beschrieben werden.

Eine Prozessoptimierung verläuft in fünf verschiedenen Schritten: Von der Prozessanalyse und der Identifikation von Schwachstellen über die Ideengenerierung bis hin zur Implementierung und Erfolgskontrolle. Obwohl die ISO-Norm 9001:2015 kein standardisiertes Vorgehen bei der Prozessoptimierung vorgibt, haben sich diese fünf Schritte in der Praxis bewährt.

Bei einer Prozessanalyse werden die unterschiedlichen Bausteine und Stufen eines Prozesses systematisch auf Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten hin untersucht. Für die Prozessoptimierung ist es wichtig, das Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Bausteinen eines Prozesses genau zu verstehen. Nur so können Wechselwirkungen erkannt werden. Eine Prozessanalyse verhindert, dass die Optimierung eines Prozessbausteins negative Auswirkungen auf die Effizienz eines anderen hat.

Im Rahmen der Einführung eines Qualitätsmanagements werden Prozesse dokumentiert. Unternehmen können in der Phase der Prozessoptimierung auf die bestehende Prozessdokumentation oder sogar ein implementiertes Prozessmanagement zurückgreifen.

Ziel der Prozessanalyse ist es, Schwachstellen zu identifizieren, die zu Chancen und Handlungsfeldern für die Prozessoptimierung werden. Hierbei kann eine Software zur Prozessanalyse und kontinuierlichen Verbesserung (KVP-Software) Unternehmen unterstützen. Das Ergebnis ist eine Auflistung von Effizienzproblemen, die das reibungslose Funktionieren eines Prozesses verhindern. Positiv betrachtet sind es Handlungsfelder für die Prozessoptimierung, die nach erfolgreichem Abschluss dieses Prozesses zu einer Effizienzsteigerung (bessere Qualität, schnelle Durchlaufzeiten, geringere Kosten etc.) führen.

Nachdem Prozesse analysiert und Handlungsfelder abgeleitet wurden, geht es darum, diese zu bewerten. Dazu werden die Handlungsfelder zunächst einmal einheitlich beschrieben. Jedes Handlungsfeld erhält einen Titel und eine kurze Beschreibung. Zusätzlich werden die zugrunde liegenden Probleme und ihre Auswirkungen beschrieben. Ein Messwert wird festgelegt, den es zu optimieren gilt. Messwerte können qualitativer oder quantitativer Natur sein:

• Im Bereich der Produktion können es beispielsweise die Anzahl an fehlerhaften Produkten oder die Dauer von Umrüstzeiten bei Produktionsanlagen sein.
• Im Bereich Human Resources können es die Bearbeitungszeit von Bewerbungen, die Teilnehmerzahl bei Weiterbildungen oder die Dauer der Vorbereitung von Personalgesprächen sein.
• Im Ideenmanagement kann dies beispielsweise die Anzahl neu eingereichter Ideen, die durchschnittliche Bewertung der neu eingereichten Mitarbeiterideen, die Durchlaufzeit von der Einreichung bis zur erfolgreichen Umsetzung etc. sein.

Ein Messwert kann aber auch die subjektive Zufriedenheit von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen mit einem Prozess sein: Verständlichkeit des Prozesses, Nachvollziehbarkeit und Nützlichkeit.

Nachdem die Handlungsfelder beschrieben und Messwerte festgelegt wurden, werden sie durch interne Expertenteams evaluiert. Auf Basis der Evaluierung wird später entschieden, welche Prozesse mit höherer und welche mit geringerer Priorität optimiert werden. Bewertungskriterien sind hierbei:

• Optimierungsbedarf: Wie wichtig ist es, einen bestimmten Prozess im Handlungsfeld zu optimieren?
• Nützlichkeit: Wie groß wäre der wirtschaftliche Nutzen einer erfolgreichen Prozessoptimierung?
• Dringlichkeit: Wie dringend ist die Prozessoptimierung? Ist ein schnelles Handeln erforderlich?

Mit der Innolytics^® KVP-Software können Handlungsfelder für die Prozessoptimierung schnell und einfach evaluiert werden.

Ein wichtiges Erfolgsprinzip der Prozessoptimierung besteht darin, konkrete Ideen für die Schwachstellen und Handlungsfelder zu entwickeln, die am höchsten priorisiert wurden. Die Grundfrage dabei lautet: Durch welche Ideen und Lösungsvorschläge kann ein Prozess bestmöglich optimiert werden? Die Ideenentwicklung kann durch Kreativtechniken in einem Innovationsworkshop oder durch den Einsatz von Ideenmanagement-Software beziehungsweise Innovationsmanagementsoftware erfolgen. Ziel ist es, die Kreativität von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu stimulieren, um die bestmögliche Lösung für die Prozessoptimierung zu generieren. Leitfragen können dabei sein:

Wie digitalisieren Sie einen Schritt vollständig, sodass Sie den Gesamtprozess effektiver machen?

Wie integrieren Sie Prozessschritte, damit der Gesamtprozess effektiver wird?

Wie priorisieren Sie einzelne Schritte und ändern die Reihenfolge, sodass der Gesamtprozess effektiver wird?

Wie automatisieren Sie einzelne Schritte, damit der Gesamtprozess effektiver wird?

Wie machen Sie Schritte für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen transparent, sodass der Gesamtprozess effektiver wird?

Wie tauschen Sie Schritte oder Teilschritte gegeneinander aus und machen damit den Gesamtprozess effektiver?

Nach der Ideengenerierung erfolgt eine Ideenbewertung. Für die Lösung werden Ideen danach beurteilt, inwieweit sie geeignet sind, eine wirkliche Verbesserung des Ist-Zustandes herbeizuführen. Auch wird eine Evaluierung des Aufwands im Vergleich zum Nutzen durchgeführt. Dafür steht in der Innolytics^® KVP-Software ein Tool zur Ideenanalyse zur Verfügung. Systematisch können Ideen bewertet werden, die besten Ideen und Vorschläge können herausgefiltert werden.

Nachdem eine Entscheidung für die besten Lösungsvorschläge zur Prozessoptimierung gefallen ist, wird ein Zeitplan erstellt. Es werden Verantwortlichkeiten für die Umsetzung vergeben. Zudem werden klare Meilensteine definiert, zu denen bestimmte Zwischenziele erreicht sind. Typische Meilensteine sind:

• Technische Umsetzung der Lösung: Je nachdem um welche Art der Prozessoptimierung – innerhalb einer Produktion, Optimierung eines digitalen Prozesses, Optimierung eines bestehenden internen Ablaufs, Optimierung eines Prozesses unter Einbeziehung Externer (z.B. Kunden) – wird die Lösung zunächst mit Hilfe einfacher technischer Möglichkeiten umgesetzt. Mitunter empfiehlt es sich, zunächst einen Prototyp zu erstellen, sodass die Lösung sichtbar ist.
• Testen der Lösung in einem prototypischen Umfeld: Wenn es möglich ist, kann eine Lösung zunächst in einem ausgewählten Bereich (beispielsweise in Teilen einer Produktion) zeitlich begrenzt getestet werden. Dabei geht es darum, die Akzeptanz der Prozessoptimierung bei Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowie Betroffenen (z.B. Kunden) zu testen.
• Anpassung der Lösung: Die Erkenntnisse aus der prototypischen Testphase fließen in die Lösung ein.
• Endgültige Implementierung und Roll-out: Die für die Prozessoptimierung entwickelte Lösung wird allgemein eingeführt. Sie ersetzt die bestehende.

Das prototypische Vorgehen empfiehlt sich vor allem bei einer Prozessoptimierung, die größere Auswirkungen nach sich ziehen. Wenn es beispielsweise darum geht, Prozesse durch den Einsatz digitaler Technologien zu optimieren, können von einer Änderung mehrere Abteilungen von Unternehmen betroffen sein. Auch können Konflikte mit der Arbeitsweise von Kunden und Kundinnen auftreten. Diese können in der prototypischen Phase herausgefunden und gelöst werden. Kleine Prozessoptimierungen, die mit einem begrenzten Aufwand und einer begrenzten Auswirkung umsetzbar sind, können ohne die prototypische Phase umgesetzt werden.

Die Grundlage der Prozessoptimierung besteht in der Messung des Erfolgs. Die zu Beginn festgelegten Kennzahlen werden nach Einführung der Prozessoptimierung mit den zuvor bestehenden Werten verglichen. Der Erfolg einer Prozessoptimierung zeigt sich beispielsweise in geringen Bearbeitungszeiten, schnelleren Durchlaufzeiten, einer höheren Produktivität einzelner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, einer gestiegenen Kundenzufriedenheit etc.

Die kostenlose Innolytics^® KVP-Software hilft Unternehmen dabei, Prozessoptimierung schnell, einfach und transparent durchzuführen. Dies wird durch unterschiedliche Module erreicht, die in der Software aktiviert werden können. Damit ist die bis zu fünfzehn Nutzer*innen kostenlose KVP-Software ein perfektes Tool zur Prozessoptimierung.

Der Einsatz von Software zur Prozessoptimierung hat sich in den vergangenen Jahren immer weiter durchgesetzt. Dabei gibt es verschiedene Ansätze:

• Qualitätsmanagement-Software und Risikomanagement-Software unterstützt Prozessoptimierung, wie sie z.B. von ISO 9001:2015 gefordert wird.
• Die kostenlose Innolytics^® KVP-Software und Ideenmanagement-Software hilft Unternehmen dabei, Prozessoptimierung schnell, einfach und transparent durchzuführen. Dies wird durch unterschiedliche Module erreicht, die in der Software aktiviert werden können. Damit ist die bis zu fünfzehn Nutzer*innen kostenlose KVP-Software ein perfektes Tool zur Prozessoptimierung.

Wichtig ist, dass der Einsatz von Software durch eine Ausbildung im Qualitätsmanagement unterstützt wird. Innolytics hat gemeinsam mit dem DICIS (Digital Institute for Certification of International Standards) eine kostenlose Qualitätsmanagement-Schulung entwickelt.

Eine moderne Software sowie eine entsprechende Schulung von Beschäftigten und Führungskräften Unternehmen schaffen die Voraussetzung für eine effiziente Prozessoptimierung.