ISO 9001: Wie man komplexe Normen digitalisiert

ISO 9001:2015 online anzubieten und zu zertifizieren, das ist die Vision der Innolytics AG. Das weltweit führende Managementsystem für Qualitätsmanagement besteht aus mehr als 300 Einzelanforderungen. Unternehmen, die die für die Zertifizierung notwendigen Maßnahmen umsetzen wollen, brauchten dafür bislang mehrere Wochen. Die Innolytics AG reduziert diesen Aufwand auf weniger als eine Stunde. Und schafft damit die Voraussetzungen für eine digitale Zertifizierung. Wie ist das möglich? In diesem Beitrag lernen Sie die drei Prinzipien kennen, auf denen wir die Zertifizierungsalgorithmen für Normen wie ISO 9001 entwickeln.

Die von der Innolytics AG entwickelte Zertifizierungssoftware führt Nutzer und Nutzerinnen zunächst durch einen Fragebogen, der etwas mehr als 100 Fragen umfasst. Im Bruchteil einer Sekunde berechnet das System aus den Antworten, welche der mehr als 300 Normanforderungen das Unternehmen erfüllt und welche Maßnahmen es in den einzelnen Bereichen ergreifen muss.

Wie funktioniert das? Anstatt jeden Normpunkt einzeln abzufragen, hat ein Innolytics^® Expertenteam in mehreren Monaten Algorithmen entwickelt, die die Wahrscheinlichkeit berechnen, inwieweit Anforderungen von ISO 9001 erfüllt werden.

Das erste Prinzip der Komplexitätsreduktion ist das der kongruenten Zusammenhänge. An einem einfachen Beispiel soll das erklärt werden. Nehmen wir an, Sie wollen den Führerschein machen. Dann brauchen Sie dafür mehrere Dinge:

Es ist ebenfalls sehr wahrscheinlich, dass Sie zu irgendeinem Zeitpunkt die Anforderung erfüllt haben, gegenüber den Behörden durch Vorlage Ihres Personalausweises Ihre Identität bestätigt zu haben.

Aus Ihrer Aussage „Ich habe die Führerscheinprüfung bestanden“ lässt sich mit hoher Wahrscheinlichkeit ableiten, dass Sie die vielen Einzelpunkte erfüllt haben. Dieses erste Prinzip der kongruenten Zusammenhänge findet sich in komplexen Normen wie ISO 9001 an verschiedenen Stellen.

Durch die Nutzung dieses ersten Prinzips konnte die Innolytics AG bei der Entwicklung des Normalgorithmus eine Reduktion von rund 300 auf knapp 200 Fragen erreichen.

Das zweite Prinzip ist komplexer: Aus unterschiedlichen Indizien lässt sich die Wahrscheinlichkeit berechnen, mit der etwas erfüllt ist oder nicht. Das erinnert stark an kriminalistische Arbeit. Nehmen wir an, Sie nehmen nach einem Einbruch in ein Einfamilienhaus mehrere Tatverdächtige fest. Niemand hat sie auf frischer Tat ertappt, aber es gibt eine Reihe von Indizien:

Wie wahrscheinlich ist es, dass es sich um die Tatverdächtigen handelt? Natürlich könnte es theoretisch sein, dass diese nur zufällig am Ort des Geschehens waren, die wahren Täter beim Einbruch überraschten, ihnen das Diebeswerkzeug und die Beute abnahmen, die Täter in die Flucht schlugen und anschließend – weil niemand die Telefonnummer der Polizei wusste – das Diebesgut persönlich zur nächsten Wache tragen wollten. Dass sich die Gruppe von der Polizeiwache wegbewegt, lag lediglich daran, dass niemand wusste, wo die Wache genau ist.

Nach menschlichem Ermessen ist die erste Variante (die Tatverdächtigen haben den Einbruch begangen) deutlich wahrscheinlicher als die zweite. Diese Art von Wahrscheinlichkeitsszenarien haben wir bei der Entwicklung des Normalgorithmus aufgestellt und an zahlreichen Stellen umgesetzt. Dadurch konnten wir eine Reduktion von weiteren 80 Fragen erreichen.

Das Ergebnis aus der ersten ISO 9001-Konformitätsbewertung ist nicht statisch. Denn es kann ja theoretisch sein, dass Sie die Führerscheinprüfung bestanden haben, Sie aber aus irgendeinem Grund weder eine theoretische Prüfung machen noch Ihren Personalausweis vorlegen mussten. Genauso kann es sein, dass die Version, die Ihnen die Tatverdächtigen schildern, stimmt. Aus diesem Grund gibt die Innolytics^® Zertifizierungssoftware kein statisches Ergebnis aus, sondern überführt Maßnahmen und konkrete Aufgaben sofort in einen Workflow.

Unternehmen können unmittelbar damit beginnen, Verantwortlichkeiten zu definieren und die Maßnahmen umzusetzen. Durch einen einzigen Klick können Nutzer und Nutzerinnen vorgeschlagene Maßnahmen und Aufgaben als erledigt abhaken beziehungsweise – falls Sie doch noch Nachholbedarf an der einen oder anderen Stelle stehen – Maßnahmen vom Status „Erledigt“ wieder auf den Status „Durchführung“ oder „Review“ setzen.

Viele Unternehmen, die sich erstmals mit einem Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 auseinandersetzen und eine ISO-Zertifizierung anstreben, sind von der Komplexität der Anforderungen und der Norm schlichtweg erschlagen.

Mit der Entwicklung unseres Normalgorithmus haben wir eine wichtige Reduktion nach den Prinzipien der kongruenten Zusammenhänge und der Berechnung von Wahrscheinlichkeitsszenarien erreicht. Die Digitalisierung komplexer Vorgaben wie Normen und Vorschriften verfolgt das Ziel, es für Anwender und Anwenderinnen so einfach wie möglich zu machen. Und die Befolgung von Anforderungen zu simplifizieren. Das steckt hinter der Digitalisierung von ISO 9001 und dem digitalen Zertifizierungsprozess. Mit diesen Prinzipien werden wir in den kommenden Monaten und Jahren weitere Normen und Vorschriften digitalisieren.