ISO 9001 Anforderungen

Wenn Sie die ISO 9001:2015 Norm für Qualitätsmanagementsysteme das erste Mal lesen, sind Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit von den komplexen ISO 9001 Anforderungen überfordert. Das hat einen einfachen Grund.

ISO 9001:2015 versteht sich als eine Art „Universalnorm“ für Qualitätsmanagement, die für alle Anwendungsfälle – vom Arzneimittelhersteller bis zur Werbeagentur – einen Leitfaden liefern möchte, um höchstmögliche Qualität und Kundenorientierung zu gewährleisten.

Durch diesen universellen Anspruch sind viele Teile der Norm schwer zu verstehen und erst nach mühsamer Interpretation in die Praxis umzusetzen. Gerade Kleinunternehmen sind damit häufig überfordert. Dieser Artikel soll Ihnen helfen, die wichtigsten ISO 9001 Anforderungen zu verstehen.

Die wichtigste ISO 9001 Anforderung lässt sich mit einem Satz zusammenfassen: Organisiere dein Unternehmen, deine Abteilung oder deinen Standort so, dass Du die Leistungen, die Du deinen Kunden und Kundinnen versprichst, zuverlässig einhalten kannst. In diesem Satz verbergen sich bereits einige der wichtigsten ISO 9001 Anforderungen:

ISO 9001 verkörpert das Bild eines Unternehmens, einer Organisation oder einer Einheit, die auf dem Weg vom Auftragseingang bis zur Erledigung nichts dem Zufall überlässt:

• Alles ist in Form zuverlässiger Geschäftsprozesse organisiert,
• alle wesentlichen Informationen rund um die Auftragsannahme und -bearbeitung sind dokumentiert,
• bei Rückfragen ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann was mit wem besprochen hat,
• ob Versprechen eingehalten werden (beispielsweise pünktliche Lieferung) wird kontinuierlich gemessen.

Wenn etwas schiefgeht werden Probleme analysiert und Maßnahmen getroffen, damit sich das nicht wiederholt. Einen guten Überblick über das, was ISO 9001 den „prozessorientierten Ansatz“ nennt, liefert die sogenannte „Turtle Methode“, die Sie hier in der Grafik sehen. Die Grafik in Form einer Schildkröte verdeutlicht, was in Prozessen definiert sein muss.

Wer kauft schon gerne die berühmte Katze im Sack? Unternehmen, die nach ISO 9001 arbeiten, verpflichten sich bereits im Vorfeld dazu, diese Anforderung zu erfüllen: Klar und transparent zu kommunizieren, was Kunden und Kundinnen erwartet und unter welchen Bedingungen Aufträge zustande kommen können.

Anders gesagt: Wenn Ihnen ein Haarsalon verspricht, dass Sie immer sofort bedient werden, Sie dann aber eine Stunde warten müssen, entspricht das nicht der ISO 9001 Anforderung. Wenn Sie aber transparent kommunizieren, dass es zu Spitzenzeiten zu Wartezeiten kommen kann, können sich Kunden und Kundinnen darauf einstellen.

Die ISO 9001 Philosophie beruht darauf, Unternehmen langfristig erfolgreich zu machen. Sie werden in der Lage sein, sich verändernde Umstände zu managen, damit sie nicht von neuen Trends oder gesetzlichen Anforderungen „vom Markt gefegt werden“.

Dazu zählen beispielsweise die ISO Anforderungen aus Kapitel 4.

• Normkapitel 4.1.: Das Umfeld (den sogenannten „Kontext“) zu analysieren, um auf sich verändernde Trends, Kundenbedürfnisse, Anforderungen der Politik etc. reagieren zu können.
• Normkapitel 4.1.: Die Anforderungen unterschiedlicher Interessensgruppen (sogenannte „interessierte Parteien“) zu analysieren.
• Normkapitel 5.1.: Die eigenen Führungskräfte für die Anforderungen von ISO 9001 zu sensibilisieren und diese verpflichten, diese Anforderungen an Beschäftigte zu kommunizieren.
• Normkapitel 5.2.: Eine sogenannte „Qualitätspolitik“ zu definieren, die eine öffentliche Selbstverpflichtung zu höchster Qualität und ständiger Verbesserung ist.

Schließlich ist eine der wesentlichen ISO 9001 Anforderungen eine Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung und sogar – dies wird in den Anmerkungen zu 10.1 explizit erwähnt – zur Innovation.

Die so genannte Dokumentenlenkung beziehungsweise der Umgang mit dokumentierten Informationen ist einer der zentralen Eckpfeiler der ISO 9001 Anforderungen. Man kann es sich am einfachsten mit einem Negativbeispiel erklären.

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Betriebsanweisung zum Umgang mit giftigen Stoffen. Dummerweise weiß niemand, wer sie veröffentlicht hat, wer die Informationen geprüft und genehmigt hat. Jeder kann die Betriebsanweisung ungeprüft verändern. Und immer dann, wenn gerade Giftstoffe angeliefert werden, ist die Betriebsanweisung nicht auffindbar.

Damit genau das nicht passiert, gibt es die so genannte dokumentierte Information: Anforderungen an den Umgang und die Freigabe von Dokumenten im Unternehmen.

Die Liste dieser ISO 9001 Anforderungen ist nicht vollständig. Aber sie gibt Ihnen einen sehr guten Überblick darüber, welche Anforderungen ISO 9001 an Unternehmen, einzelne Geschäftsbereiche, gemeinnützige Organisationen oder Standorte stellt. Der Grund, sich mit ISO 9001 auseinanderzusetzen, besteht für viele Unternehmen darin, eine ISO-Zertifizierung zu erlangen, speziell eine ISO 9001 Zertifizierung. Doch die Norm ist viel mehr: Es ist eine Erfolgsphilosophie, die auf Kundenorientierung, Zuverlässigkeit und dem Drang, sich ständig zu verbessern, beruht.

Die Innolytics^® Qualitätsmanagement Software unterstützt Sie dabei, alle ISO 9001 Anforderungen umzusetzen. In Form von Checklisten und Fragebögen können Sie sich selbst ein Bild davon machen, welche Anforderungen der Norm Sie aktuell umsetzen und welche nicht. Dort, wo Sie Abweichungen sehen, legt Ihnen die Software automatisch Maßnahmen und die dazugehörigen Aufgaben an.

Module wie Wissensmanagement Software, Risikomanagement Software oder Ideenmanagement Software sorgen dafür, dass Sie die ISO 9001 Anforderungen schnell und einfach umsetzen können. Die Nutzung der Software senkt den Aufwand und die Kosten bei einer Zertifizierung um mehr als neunzig Prozent. Die Philosophie von Innolytics^® besteht darin, Unternehmen den Weg zur Einführung, zum Betrieb und zur Zertifizierung eines Managementsystems nach ISO 9001 so einfach wie möglich zu machen.