Was ist Social Intranet Software?
Definition und Beschreibung
Der Begriff Social Intranet Software bezeichnet eine interaktive Informations- und Austauschplattform für Mitarbeiter, Mitarbeiterinnen oder Angehörige einer Organisation (beispielsweise eines Verbands). Social Intranet Software dient dazu, allen Nutzer/-innen die für sie wichtigen Informationen (z.B. Veröffentlichungen, Nachrichten oder Dokumente) übersichtlich an einem Ort zur Verfügung zu stellen und sie in Entscheidungsprozesse einzubinden.Social Intranet Software bietet darüber hinaus die Möglichkeit der Kollaboration:
- Nutzer*innen können Diskussionen starten und Fragen stellen.
- Sie können sich innerhalb geschlossener oder offener Gruppen zu bestimmten Themen oder Projekten austauschen.
- Aufgaben und Termine sind für alle Nutzer*innen sichtbar.
Social Intranet Software wird – je nach Anwendungsfall – auch als Collaboration Tool, Kollaborationssoftware, Team Software oder Software für agiles Projektmanagement bezeichnet. Auch moderne Innovationssoftware verfügt häufig über Funktionen zur Kollaboration.
Bei der Suche nach Social Intranet Software sollten Sie entsprechend darauf achten, auch andere mögliche Suchbegriffe zu verwenden.
Die wichtigsten Funktionen
Social Intranet Software als Motor der internen Kommunikation
In der Vergangenheit wurden Informationen häufig über Newsletter oder interne Zeitungen verbreitet. Das Social Intranet löst diese Methoden der Unternehmenskommunikation vielfach ab. Nachrichten und Informationen können durch ein modernes Social Intranet schneller verbreitet werden. Zudem können Nachrichten durch Bilder und Videos unterstützt werden.
Ein Social Intranet bietet zudem die Möglichkeit, Informationen gezielt an einzelne Zielgruppen zu veröffentlichen. So können beispielsweise Nachrichten aus der Produktentwicklung, die primär für die Produktion und das Marketing interessant sind, gezielt an diese beiden Gruppen veröffentlicht werden. Ein Social Intranet dient dazu, Informationsflüsse so zu gestalten, dass Nutzer/-innen nur die für sie relevanten Informationen erhalten.
Social Intranet Software als Kompetenzdatenbank
Social Intranet Software bietet Nutzern/-innen die Möglichkeit, eigene Profile anzulegen, ihre Aufgaben und Kompetenzbereiche zu beschreiben und Kontaktdaten zu hinterlegen. Die Nutzerverwaltung einer Social Intranet Software bietet zudem die Möglichkeit, Nutzer/-innen bestimmten Gruppen zuzuordnen beziehungsweise filterbare Felder zu definieren. So können unter anderem für das Innovationsmanagement eines Unternehmens Mitarbeiter/-innen als Ideencoaches und Sparring Partner für die Entwicklung von Konzepten zur Verfügung stehen. Im Social Intranet können Administratoren Filter anlegen, sodass andere Nutzer/-innen problemlos beispielsweise nach einem KVP-Coach nach Ideencoaches suchen können.
Wie ein Social Intranet Arbeitsgruppen und Teams unterstützt
Gerade in Unternehmen, die stark auf Kollaboration und Teamwork setzen, bietet ein Social Intranet große Vorteile, wenn es die Funktion von Teamräumen unterstützt. Wird beispielsweise zur Ideenentwicklung für die digitale Transformation im Unternehmen ein fachübergreifendes Team gebildet, kann die Teamleitung im Social Intranet eine eigene Plattform für dieses Team einrichten.
Der Zugang zu dieser Plattform kann für alle Nutzer/-innen gewährt beziehungsweise auf einzelne Mitarbeiter oder Gruppen beschränkt werden. Beim Anmelden können bestimmte Kenntnisse abgefragt werden, sodass die Gruppen einfach aufgeteilt werden können. Durch diese Möglichkeiten erweitert das Social Intranet seine Möglichkeiten: Von der reinen Kommunikations- hin zu einer Kollaborationssoftware, die die Kommunikation untereinander erleichtert und für mehr Transparenz sorgt.
Social Intranet Software als Wissensdatenbank
Social Intranet Software unterstützt auch das Wissensmanagement von Unternehmen und übernimmt damit Funktionen einer Wissensmanagement-Software.
- Anwendungen wie das Modul Wissensmanagement Software der Innolytics® Software Suite bieten die Möglichkeit, Wissen in Form von Wikis oder Blog-Artikeln zu teilen und dadurch eine Wissensdatenbank für das Unternehmen zu erstellen.
- Verfügt Social Intranet Software zudem über eine smarte Suchfunktion, können Nutzer/-innen die Plattform nach bestimmten Schlagworten durchsuchen. Ähnlich wie bei einer Google-Suche werden Informationen aus Diskussionen, Beiträgen oder Projekten nach Relevanz priorisiert angezeigt.
Gemeinsame Aufgaben- und Projektverwaltung
Neben der Information und dem Austausch von Wissen dient eine Social Intranet Software auch der gemeinsamen Verwaltung von Projekten und Aufgaben. So können z.B. Projekte, Meilensteine und Aufgaben angelegt und gemeinsam verwaltet werden.
- Projekte und Aufgaben erhalten unterschiedliche Status, so dass der aktuelle Bearbeitungsstand für alle transparent ist.
- Aufgaben und Arbeitspaketen können Verantwortliche sowie weitere Rollen (Entscheider*in, Teammitglied, Projektsponsor etc.) zugeordnet werden.
- Eine Statistikfunktion zeigt auf, wie erfolgreich Teams, Abteilungen und Unternehmen gearbeitet haben.
Die Aufgabenverwaltung in der Innolytics Software Suite
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Social Intranet zur Förderung von Ideen und Innovationen
Ein Social Intranet bietet für Nutzer/-innen die Möglichkeit, Ideen- und Verbesserungsvorschläge einzugeben. Diese Vorschläge können von anderen Social Intranet-Nutzern/-innen diskutiert und bewertet werden. Software wie die Innolytics® Ideenmanagement-Software und Innovationsmanagement-Software bietet diese Funktion.
Vorteile von Social Intranet Software
Der Einsatz von Social Intranet hat eine Reihe von Vorteilen.
- Neben den offensichtlichen (z.B. Wegfall der Druckkosten für die Mitarbeiterzeitung) erhöht ein Social Intranet die Informationsgeschwindigkeit: Nachrichten können schnell und gezielter an Mitarbeiter/-innen verbreitet werden. Gerade Unternehmen, deren Märkte dynamischer werden und die schneller auf Marktveränderungen reagieren müssen, bietet Social Intranet Software hier Vorteile.
- Durch die Bündelung von Wissen werden Zeitverluste bei der Suche nach Informationen und Ansprechpartnern/-innen verringert. Die häufig beklagten sogenannten „Reibungsverluste“ können durch ein Intranet minimiert werden.
- Durch die Reduzierung der E-Mail-Flut (indem Diskussionen in entsprechenden Räumen im Social Intranet durchgeführt werden) verringert sich die Zeit, die Mitarbeiter/-innen für die Bearbeitung von E-Mails benötigen. Die gesamte Kommunikation kann nun digital ablaufen.
- Die Einrichtung von Teamräumen erlaubt es, Teamwork und Kollaboration effizient durchzuführen und dadurch schneller und agiler zu werden.
- Durch die Möglichkeit, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu diskutieren, erhöht ein Social Intranet auch die Innovationsfähigkeit.
Besonders beim Datenschutz bietet Social Intranet Software seine Vorteile. Interne Diskussionen, Ideen und Vorschläge sind für die Außenwelt nicht zugänglich, da die Sichtbarkeit durch einen Login eingeschränkt ist. Auch können Inhalte auf der Plattform durch unterschiedliche Nutzerrollen eingeschränkt sichtbar geschaltet werden. All diese Vorteile sprechen für die Einführung einer Social Intranet Software.