Digitale Zusammenarbeit erfolgreich umsetzen

Digitale Zusammenarbeit wird als Form der Kollaboration immer beliebter. Die digitale Transformation macht es möglich, Teamwork mehr und mehr durch Collaboration Tools zu unterstützen. Dezentrale Teams sind an verschiedenen Orten verteilt und erledigen Aufgaben beispielsweise aus dem Homeoffice, von unterwegs aus oder im Büro. In diesem Artikel erfahren Sie, was erfolgreiche digitale Zusammenarbeit auszeichnet.

Digitale Zusammenarbeit umschreibt sämtliche Prozesse, die die Kollaboration von Teams durch Kollaborationssoftware und andere digitale Tools betreffen.  Sie ermöglicht es Teams verschiedener Größen gemeinsam an Projekten zu arbeiten, ohne sich an einem Ort aufhalten zu müssen.

Zusammenarbeit bezeichnet im klassischen Sinne die gemeinsame Arbeit von Teams an einem Projekt. Üblicherweise befinden sich alle beteiligten Personen an einem Ort, können direkt miteinander Absprachen treffen, gemeinsam ihre Ideen einbringen, Aufgaben verteilen, sich gegenseitig Fragen stellen und vieles mehr. Digital wird die Zusammenarbeit, wenn diese Abläufe über Software-Lösungen abgewickelt werden.

Welche Vorteile digitale Zusammenarbeit mit sich bringt, wie entsprechende Software-Lösungen die Zusammenarbeit fördern und welche Tools wir für erfolgreiche Kollaboration empfehlen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Digitale Zusammenarbeit ermöglicht Teams und Unternehmen jeder Größe viele Vorteile. Diese kommen nicht nur Mitarbeiter*innen, sondern auch ihren Vorgesetzten zugute.

Collaboration Software fördert die Zusammenarbeit im Team. Und das auf gleich mehreren Ebenen.

Tools, die auf die digitale Zusammenarbeit ausgerichtet sind, verfügen häufig über Funktionen für das gemeinsame Wissensmanagement. Sie ermöglichen den Aufbau einer Wissensdatenbank, in der jeder User sein Wissen mit dem anderer User teilen kann. Best Practices werden geteilt und als Vorbild genommen. Fragen werden in Echtzeit miteinander ausgetauscht. Auf diese Weise werden Informationen, die sonst vereinzelt im Unternehmen aufgetaucht wären, an einer zentralen Stelle zusammengeführt.

Projekte, an denen mehrere Mitarbeiter*innen mitwirken, sind komplex. Meist übernehmen einzelne Fachkräfte ausschließlich einen konkreten Aufgabenteil. Welche wichtige Rolle diese für ein Projekt spielen, kann unter Umständen für das Team-Mitglied nicht ersichtlich sein. Durch transparente Prozesse und eine klare Aufgabenverteilung weiß jedes Team-Mitglied um seinen bzw. ihren Beitrag am Projekt. Das stärkt die Motivation und fördert die Zusammenarbeit.

In der Zusammenarbeit geht viel Zeit wegen der Suche nach aktuellen Listen und Dokumenten verloren. Unter Umständen arbeitet ein Team-Mitglied sogar mit einer veralteten Liste und verschwendet so Stunden von Arbeit. Bei der digitalen Zusammenarbeit mittelst Collaboration Tool haben alle Zugriff auf die aktuellsten Dokumenten und Dateien. Das Ergebnis: Weniger Zeitverlust bei der Suche nach den richtigen Dokumenten.

Moderne Collaboration Software verfügt oft über praktische Tools zur Auswertung des bisherigen Arbeitsfortschritts. Diagramme und Statistiken liefern einen Überblick zum bisherigen Projekterfolg. Das Team erkennt jeden Tag, wie produktiv es war. Der Projektstand ist zu jeder Zeit ersichtlich. Und alle Informationen sind in einer Übersicht zusammengestellt.

Bei der digitalen Zusammenarbeit sollten folgende Fragen jederzeit zu beantworten sein.

Bei jedem gemeinschaftlichen Projekt gibt es eine Deadline. Es ist für den Projekterfolg entscheidend zu wissen, ob man sich noch im Zeitplan befindet – und wenn nicht, an welcher Stelle es hakt.

Bei der digitalen Zusammenarbeit bekommt jedes Team-Mitglied seine bzw. ihre Aufgaben zugeteilt. Dabei muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter*innen zu jeder Zeit ausgelastet sind. Sollte man feststellen, dass es an einer Stelle Leerlauf gibt und an einer anderen Stelle Hilfe benötigt wird, muss schnell reagiert werden. Natürlich sollte man auch darauf achten, dass die Mitarbeiter*innen nicht überfordert werden. Auslastung ja. Überlastung nein.

Eine klare Aufgabenverteilung ist für effiziente digitale Zusammenarbeit das A und O. Die Frage, ob jeder weiß, was er oder sie gerade zu tun hat, ist zu jeder Zeit berechtigt. Der Teamleiter sollte daher überprüfen, ob alle Team-Mitglieder ihre Aufgaben und den jeweiligen Zweck dahinter kennen.

Bei der digitalen Zusammenarbeit sollten alle im Team weitgehend gleichberechtigt kommunizieren können. Unabhängig von der Hierarchieebene. Teamleiter und Chefs sollten den Austausch der Mitarbeiter untereinander fördern, Ideen aller Teammitglieder sammeln und allen ein offenes Ohr schenken. Großartige Ideen kommen nicht nur von Fachkräften mit Senior-Status. Manchmal ist es der Praktikant, der die beste Idee hat.

Unternehmen müssen mit der Zeit gehen, um erfolgreich zu bleiben. Wer auf der Stelle tritt, verliert. Teams müssen an einem Strang ziehen und gemeinsam mit der Zeit gehen. Auch wenn digitale Zusammenarbeit häufig ein Umdenken bei den internen Prozessen erfordert.

• Sind moderne Kollaborationstools im Einsatz?
• Können alle Mitarbeiter*innen damit umgehen?
• Akzeptiert das Team die Arbeitsweise?

Alle diese Fragen sollten mit ‚Ja‘ beantwortet werden können.

Digitale Zusammenarbeit funktioniert nur mit der richtigen Software. In diesem Abschnitt werden fünf Lösungen vorgestellt, mit denen Teamwork auch aus dem Home Office funktioniert.

Die Innolytics^® Collaboration Software bringt alles mit, was kleine und mittelgroße Teams für eine erfolgreiche Zusammenarbeit brauchen. Mit der Software behalten alle im Team zu jeder Zeit den Überblick. Arbeitsaufträge werden verteilt, Besprechungen organisiert und die Kommunikation gefördert – durch Blogs, einen Activity Stream und Newsboxen.

Jira ist eine praktische Lösung, die vor allen Dingen in der Softwareentwicklung eingesetzt wird. Das Tool kann sowohl für die Prozessanalyse und -optimierung als auch für das Projektmanagement eingesetzt werden.

Slack ist ein beruflicher Messenger für Teams. Nutzer*innen können mit einzelnen Teammitgliedern oder dem gesamten Team in Echtzeit kommunizieren. Zudem können verschiedene Channels mit unterschiedlichen Themen angelegt werden. Auch das Teilen von Daten ist über die Plattform möglich. Neben dem Schreiben im Chat, können auch Video- und Audio-Anrufe getätigt werden. Selbst eine Bildschirmübertragung lässt Slack zu.

Zoom ist eine Software, mit der Unternehmen Meetings und Besprechungen online erledigen können. Video-Konferenzen, Chats und Webinare können über die Lösung abgehalten werden.

WeTransfer gibt Teams aller Größen die Möglichkeit miteinander Dateien auszutauschen. In der kostenfreien Variante ist Filesharing bis zu 2 GByte möglich.

Alle diese Lösungen ergänzen sich. So können sie beispielsweise die Innolytics^® Collaboration Software für die Strukturierung ihrer täglichen Zusammenarbeit einsetzen, Slack für die schnelle Kommunikation, Wetransfer für den Dateiaustausch und Zoom für Videokonferenzen.

Einen Überblick über die unterschiedlichen Anwendungsfälle von Tools zur digitalen Zusammenarbeit finden Sie in unserem Enterprise Software Guide. Dort lernen Sie unterschiedliche Arten von Software kennen. Mit allen Lösungen verfolgen Sie und Ihr Team ein Ziel: Eine höhere Effizienz für die digitale Zusammenarbeit.