Der Homeoffice-Guide: Effektiv arbeiten trotz Corona

Was früher die Ausnahme war, wird in der Corona-Krise Standard: Homeoffice. Doch das ist nicht einfach:

• Schnell verlieren Sie im Team die Übersicht.
• Besprechungen müssen aufwändig organisiert werden.
• Die Kommunikation ist deutlich schwerer als in der Firma.

In diesem Artikel lernen Sie die fünf größten Herausforderungen bei der Arbeit im Homeoffice kennen. Und Sie erfahren, wie Sie sie mit der kostenlosen Innolytics^® Collaboration-Software lösen können.

Überblick

• Die fünf größten Herausforderungen bei der Arbeit im Homeoffice
• Der Projektraum der Innolytics^® Collaboration-Software: Ihr neuer Arbeitsplatz in der Cloud
• Der Teamraum in der Innolytics^® Collaboration-Software
• Termine und Aufgaben mit Collaboration-Software im Blick behalten
• Immer informiert bleiben über den Blog
• Innolytics^® Collaboration-Software: Entspannt arbeiten aus dem Homeoffice und im Unternehmen

Die einen sind im Homeoffice, die anderen in der Firma. Die Folge: Abläufe und Strukturen müssen erst einmal neu entwickelt werden. Für viele Teams eine Umstellung. Sie kämpfen mit diesen fünf großen Herausforderungen.

In der Firma ist es vergleichsweise einfach, den Überblick über den Stand aller Arbeitspakete von Kollegen und Kolleginnen zu haben. Was Sie und Ihr Team in Zeiten von Homeoffice benötigen, ist eine Übersicht darüber, wer was, bis wann tut.

Mit der Innolytics^® Collaboration-Software können Sie sofort starten: Verantwortlichkeiten vergeben, konkrete Aufgaben erstellen und delegieren, den Status eines jeden Arbeitspakets überprüfen.

Online-Meetings müssen terminiert und organisiert werden. Doch gemeinsame Termine zu finden fällt schwer. Es gibt eine Alternative: Online-Besprechungen und Abstimmungen per Chat.

Führen Sie in der Innolytics^® Collaboration-Software Besprechungen zeitversetzt über Chats durch. Verfolgen Sie den Stand jeder Besprechung von der Planung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Fertigen Sie ein Besprechungsprotokoll für alle sichtbar an.

Die erste Frage im Pausenraum lautet: „Und? Was machst Du heute so?“ Von Homeoffice zu Homeoffice fällt diese Art der informellen Kommunikation weg. Hier helfen Collaboration Tools. Sie teilen online mit, woran Sie gerade arbeiten.

Posten Sie einmal täglich, was Sie heute tun. Updates helfen allen genau zu wissen, wer woran heute arbeitet. Sie vermeiden überflüssige Doppelarbeit.

Das, was bisher in der Firma problemlos möglich war wird nun zur Herausforderung: Schnell mal eine Frage an alle zu richten. Lange E-Mail-Ketten entstehen. Es entsteht Informationschaos.

Die Innolytics^® Collaboration-Software hat ein eigenes Modul dafür: Fragen. Sie können Fragen an das Team stellen und diese von anderen schnell und einfach beantworten lassen. Ihr Vorteil: Sie erhalten in kürzester Zeit eine Wissensdatenbank. Andere können Fragen und Antworten über die intelligente Suche finden.

In Zeiten des Homeoffice besteht die Gefahr langer E-Mail-Ketten und ungenauer Informationen. Was Sie benötigen: Eine virtuelle Mitarbeiterzeitung, die live aktualisiert werden kann.

Mit der Innolytics^® Collaboration-Software erhalten Sie Funktionen wie den Blog (die Online-Mitarbeiterzeitung), das schwarze Brett und einen Activity Stream, der Neuigkeiten anzeigt.

Die Innolytics^® Collaboration-Software bietet Ihnen eine schnelle Möglichkeit, sofort weiter zu arbeiten.

• Im Projektraum verteilen Sie Arbeitspakete und Aufgaben. Sie führen Besprechungen zeitversetzt durch und protokollieren die Ergebnisse.
• Im Teamraum ist Platz für Ihre Updates und Fragen ans Team.
• Mit der Blogfunktion und dem virtuellen Schwarzen Brett stellen Sie sicher, dass alle immer informiert sind.
• Und durch den Activity Stream sehen Sie, wer jetzt woran arbeitet.

Die Innolytics^® Collaboration-Software wurde so entwickelt, dass Sie sofort starten können. Wenn Sie sich das erste Mal anmelden, erhalten Sie eine Einführungstour. Interaktive Ratgeber unterstützen Sie dabei, Ihre Arbeit schnell und unkompliziert zu erledigen. Sogar ein Belohnungssystem gibt es. Wer besonders fleißig ist, erhält nach kurzer Zeit einen Silber- und dann einen Goldstatus.

Wir haben bei der Entwicklung der Innolytics^® Collaboration-Software darauf geachtet, dass Sie sich sofort zurechtfinden. Keine Fremdwörter, keine lange Einarbeitung. Einfach loslegen.

Ein Arbeitspaket ist im Prinzip nichts weiter als eine Sammlung von Aufgaben. Es ist so als würde Ihre Chefin oder Ihr Chef sagen: „Kümmerst Du dich bitte mal darum, dass die Informationen zu unserem neuen Produkt fertig werden?“ Damit verbunden sind unzählige Telefonate und Abstimmungen, die Kontaktaufnahme mit Grafikern und Textern sowie eine ständige Koordination mit allen Beteiligten.

Dafür gibt es in der Innolytics^® Collaboration-Software die so genannten „Arbeitspakete“. Über den Eingabeassistenten einfach anlegen, Verantwortlichkeiten und Prioritäten benennen und veröffentlichen.

• Unter „Zu erledigen“ finden Sie die Arbeitspakete, die demnächst zur Bearbeitung anstehen.
• Im Status „Vorbereitung“ geht es schon konkret an die Planung: Aufgaben werden definiert, Teammitglieder zur Unterstützung benannt. Das Arbeitspaket wird genauer beschrieben, die gewünschten Ergebnisse festgelegt.
• Es folgt die „Durchführung“: Für alle ist jetzt erkennbar, dass ein Arbeitspaket aktuell in Bearbeitung ist. Aufgaben werden Schritt für Schritt erledigt, das Projekt vorangetrieben.
• Der Status „Abnahme“ zeigt, dass das Arbeitspaket jetzt durch andere angesehen oder genehmigt werden muss.
• Werden Arbeitspakete auf den Status „Überarbeitung“ geschoben, heißt dies, dass noch einmal nachgearbeitet werden soll. Die Kritik an den Ergebnissen muss übrigens nicht öffentlich geteilt werden. Es gibt unter dem Reiter „Details“ das Notizfeld für das Umsetzungsteam. Dieses ist nur für das Team sichtbar.
• Der Status „Abgeschlossen“ zeigt, dass das Arbeitspaket erfolgreich durchgeführt wurde. Neben der Zahl der abgeschlossenen Arbeitspakete sehen Sie ein durchgestrichenes Auge. Das zeigt, dass das Arbeitspaket in der allgemeinen Übersicht nicht mehr sichtbar ist, Sie müssen auf den Reiter klicken. Diese Funktion sorgt dafür, dass Sie bei der Vielzahl der Aufgabenpakete die Übersicht nicht verlieren.
• Arbeitspakete, die aktuell nicht durchgeführt werden, können Sie den Status „Nicht durchgeführt“ Auch diese sind zunächst unsichtbar, können aber über den Reiter „Alle Status“ aufgerufen werden.

In der Übersicht sehen Sie außerdem die Prioritäten der einzelnen Arbeitspakete sowie die Anzahl der dazu gehörigen Aufgaben.

Gerade wenn mehrere Mitarbeiter*innen im Homeoffice sind, wird es häufig schwierig, einen Termin für Abstimmungen zu finden. Legen Sie eine Besprechung an und laden Sie andere Teammitglieder ein, an dieser teilzunehmen. Wieder einmal haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl.

• Die Besprechung ist in Vorbereitung: Definieren in Ruhe alles, was Sie für die Besprechung benötigen: Ziele der Besprechung, die Agenda und die gewünschte Vorbereitung. Dazu finden Sie unter dem Reiter „Details“ entsprechende Felder. Fügen Sie die Teilnehmer und Teilnehmerinnen hinzu, die Sie einladen möchten. Diese werden sofort benachrichtigt.
• Damit Sie die Besprechung gezielt moderieren können, wird Ihre Rolle als Besprechungsleitung in Kommentaren angezeigt.
• Sowohl die Besprechungsleitung als auch die Teilnehmer*innen haben zwei nur für Sie sichtbare Bereiche zur Verfügung: Unter Details finden Sie eines für die Zugangsdaten zu einem Onlinemeeting oder einer Telefonkonferenz (falls Sie sie durchführen möchten), in einem anderen finden Sie ein Notizfeld, in dem Teilnehmer und Teilnehmerinnen nicht öffentliche Informationen hinterlegen können.
• Die Besprechung ist in der Durchführung. Als Besprechungsleitung haben Sie einen aktiven Part, ähnlich wie die Leitung einer Besprechung in einem Meetingraum. Entsprechend wird Ihre herausgehobene Stellung als Meetingleitung in den Kommentaren angezeigt. Verschiedene Gedankengänge werden visualisiert, Sie können auf Kommentare anderer antworten und eingehen. Prominent platziert sehen Sie jetzt bereits das Besprechungsprotokoll. Sie können schon während der laufenden Besprechung beginnen, die wichtigsten Punkte hier zu veröffentlichen.
• Die Nachbereitung: Der Status „Nachbereitung“ zeigt allen Teilnehmern*innen und anderen Plattformnutzern*innen, dass das Meeting vorbei ist. In der Phase der Nachbereitung kann das Besprechungsprotokoll noch einmal verändert und angepasst Falls es aus dem Meeting heraus konkrete Aufgaben gibt, können diese definiert und abgearbeitet werden.
• Ist ein Meeting abgeschlossen, ist es nicht mehr in der Übersicht aller Besprechungen sichtbar. Es kann jedoch über den Reiter aufgerufen werden. Die Innolytics^® Collaboration-Software ist jetzt die Ablage für alle Besprechungsprotokolle zum Nachlesen.

Besprechungen können mit Arbeitspaketen verknüpft werden. Durch die Verknüpfung können alle sehen, welche Besprechungen zu welchem Arbeitspaket gehören.

Manchmal nennen wir es scherzhaft den „virtuellen Pausenraum“. Hier ist Platz für die Mitteilungen und Fragen, die Sie beispielsweise in einem Büro häufig über Schreibtische hinweg diskutieren oder die im Pausenraum besprochen werden. Antworten auf Fragen wie: „Was machst Du heute?“.

Außerdem ist Platz für Fragen zu bestimmten Themengebieten.

• Im Gegensatz zum Projektraum werden Updates und Fragen nicht nach Prioritäten, sondern nach Themengebieten (Bereichen) sortiert.
• Veröffentlichen Sie Updates aus Ihrem Bereich oder zur internen Organisation.
• Für alle ist übersichtlich erkennbar, welcher Bereich welches Update online gestellt hat.

Viele Innolytics^® Kunden*innen nutzen das Themengebiet „Allgemein“ dazu, dass jedes Teammitglied Updates zur eigenen täglichen Arbeit postet. Das hilft allen anderen zu erfahren, woran wer heute arbeitet.

Updates sind wichtig, weil die Arbeit gerade zwischen Homeoffice und der Firma verstärkten Austausch erfordert. Die Innolytics^® Collaboration Software bietet die Möglichkeit, diesen Austausch strukturiert und übersichtlich durchzuführen. Hier ist der Vorteil gegenüber Kommunikationslösungen wie Slack, Microsoft Teams oder in WhatsApp-Gruppen. Updates sind für alle transparent und strukturiert abgelegt. Sie lassen sich über die Suche und zahlreiche Filterfunktionen problemlos wiederfinden.

In der Firma sind die Kommunikationswege häufig kurz: Einfach beim Kollegen oder der Kollegin vorbeischauen oder an der Tür einer Abteilung klopfen und Fragen stellen. Zwischen Homeoffice und dem Unternehmen ist das deutlich schwerer.

Entsprechend können in der Innolytics^® Collaboration-Software Fragen an alle gepostet werden. Wie auch bei den Updates sind die Fragen in unterschiedliche Bereiche unterteilt:

• Organisatorisches,
• Personal,
• Marketing,
• Vertrieb,
• Kundenservice,
• Produktion,
• Logistik,
• Finanzen und
• Allgemeines.

Auch Fragen folgen einem Prozess:

• Zunächst sind Fragen unbeantwortet.
• Sobald Nutzer*innen eine fundierte Antwort erhalten haben, bekommt die Frage den Status „Frage beantwortet“.
• Sind Fragen nicht mehr aktuell, können sie vom Plattformadministrator oder von der Person, die die Frage ursprünglich veröffentlicht hat ins Archiv verschoben werden. Sie sind dann unter Fragen nicht mehr sichtbar, aber über den Reiter „Fragenarchiv“ jederzeit aufrufbar.

Die Innolytics^® Collaboration-Software hat eine Funktion, mit der Teams ganz einfach Termine und Aufgaben anlegen, delegieren und kontrollieren können. Diese können unterschiedlichen Personen zugewiesen werden.

• In der Liste „Termine und Aufgaben“ haben Sie einen Überblick über alles das, was aktuell erledigt wird.
• Mit dem Filter „Alle Ereignisse“ können Sie Aufgaben und Meilensteine sehen, die entweder von Ihnen erstellt oder die Ihnen zugewiesen wurden.
• Auch Aufgaben haben unterschiedliche Status: Vorbereitung, Durchführung, Abnahme, Überarbeitung, Umgesetzt und Archiv. Diese Funktionen kennen Sie bereits aus dem Projektraum.

Wenn Sie erfahren möchten, welche Aufgaben ein bestimmter Kollege oder eine Kollegin erledigt, klicken Sie auf „Rollen filtern“. Tippen Sie den Namen der Person ein, deren Aufgaben Sie suchen wollen. Klicken Sie auf „Filtern“. Jetzt werden Ihnen alle Aufgaben angezeigt.

In der Aufgabenübersicht sehen Sie, ob es sich um eine Aufgabe oder einen Meilenstein (ein zu erreichendes Ziel) handelt. Sie sehen die Verantwortlichen, das dazugehörige Arbeitspaket beziehungsweise die Besprechung und den Status.

Die Innolytics^® Collaboration-Software ist auch auf ein weiteres wichtiges Bedürfnis im Unternehmen ausgerichtet: Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu informieren.

• Sobald Sie eine Plattform angelegt haben, sehen Sie verschiedene Beiträge im Blog.
• Als Plattform-Administrator*in können Sie hier Beiträge veröffentlichen, die für alle interessant sind.

Der Blog ist sozusagen die virtuelle Mitarbeiterzeitung. In der Premium-Version beziehungsweise Enterprise-Version können unterschiedliche Nutzerrechte vergeben werden. In der kostenlosen Variante ist die Eingabe auf die Person beschränkt, die die Plattform administriert.

In den meisten Unternehmen und Abteilungen wird der Blog von der internen Kommunikation betrieben. Auch die Geschäftsführung nutzt den Blog, um Neuigkeiten mitzuteilen.

Zwei weitere Funktionen stellen sicher, dass alle stets informiert bleiben:

• Das virtuelle schwarze Brett, das Sie neben dem Activity Stream rechts oben sehen: Hier ist Platz für aktuelle Hinweise. Stellen Sie sich diese Box vor wie einen Infokasten, der am Eingang des Unternehmens steht. Üblicherweise steht dort so etwas wie: „Der Betriebsarzt kommt heute“ oder „Die Kantine hat heute nur bis 13:00 Uhr geöffnet“. Solche Hinweise, die im Activity Stream nicht untergehen sollen, können hier veröffentlicht werden.
• Unter dem schwarzen Brett finden Sie aktuelle Newsticker. Wir haben in Zeiten der Corona-Krise den RSS-Feed vom Robert-Koch-Institut sowie den der Tagesschau eingebunden. In den Bezahlversionen können Sie eigene RSS Feeds einbinden, so dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beispielsweise über Branchennachrichten informiert sind.
• Im Activity Stream auf der Titelseite sehen Sie, was sich in Ihrem Unternehmen gerade tut. Dort sind alle Updates aufgelistet, die Sie als Nutzer oder Nutzer*in individuell betreffen. Für jede und jeden sieht der Activity Stream anders aus: Wenn Sie beispielsweise einem Arbeitspaket folgen oder eines kommentiert haben, werden Sie im Activity Stream automatisch informiert.
• Falls Sie nicht online sind, erhalten Sie wichtige Nachrichten wie z.B. ein neu angelegtes Arbeitspaket oder eine Ihnen zugewiesene Aufgabe sofort per Mail. Ansonsten sehen Sie in einer täglichen Tageszusammenfassung, was alles passiert ist.

Wir haben in der Innolytics^® Collaboration-Software alle Arbeitsprozesse dem nachempfunden, was in den meisten Unternehmen gelebt wird.

• Durch die interaktive Online-Akademie erhalten Sie eine schnelle Einführung.
• Unternehmen können innerhalb kürzester Zeit entspannt zusammenarbeiten – auch wenn nicht alle an einem Ort sind.

In der Premium-Version (ab 49 Euro pro Monat) und der Enterprise-Version (ab 295 Euro pro Monat) stehen Unternehmen unterschiedlichste Funktionen zur Verfügung.

• Sie können mehrere Projekträume und Teamräume anlegen.
• Außerdem können Sie die Struktur Ihres Unternehmens (Marketing, Vertrieb, Produktion, Verwaltung etc.) in der Software abbilden.
• Zusammenarbeit wird über Standort- und sogar Ländergrenzen möglich: In der Enterprise-Version ist die Software mehrsprachig, Inhalte werden live übersetzt.