Was ist agiles Projektmanagement?

Innolytics-Agiles-Projektmanagement-DefinitionAgiles Projektmanagement ist ein Oberbegriff für Methoden und Prinzipien im Projektmanagement, mit deren Hilfe Teams in schwer planbaren Situationen effektiv zusammenarbeiten können.

Agiles Projektmanagement versetzt Teams und Unternehmen in die Lage, neue Entwicklungen und Erkenntnisse in agile Projekte einfließen zu lassen. Die Zusammenarbeit im Team kann flexibel und zielorientiert gestaltet werden.

  • Agile Methoden werden vor allem bei solchen Projekten eingesetzt, bei denen nicht immer klar ist, ob sie zum Erfolg führen werden.
  • Statt eines langen im Voraus festgelegten Projektplans werden Projektphasen (in der Softwareentwicklung häufig Sprints genannt) festgelegt, in denen Teams weitgehend autonom an Aufgaben arbeiten.
  • Software für agiles Projektmanagement unterstützt Teams dabei, Ziele zu erreichen und Aufgaben flexibel zu managen.

In diesem Artikel lernen Sie die Grundlagen des agilen Projektmanagements kennen. In einem weiteren Artikel erfahren Sie mehr über die Vorteile des agilen Projektmanagements.

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Agiles Projektmanagement: Grundlagen und Prinzipien

Die Grundlagen des agilen Projektmanagements wurden im Jahr 2001 im sogenannten Agile Manifesto geschaffen und durch ca. 5000 Unterschriften teilweise etablierter Projekt- und Prozessmanager untermauert. Dieses Manifest beinhaltet keine konkreten Methoden, sondern Prinzipien einer agilen Zusammenarbeit.

  1. Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
  2. Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentation
  3. Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
  4. Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans

Wenn es die Umsetzung ihrer Projekte geht, wird Teams im agilen Projektmanagement damit eine höhere Autonomie eingeräumt als es im traditionellen Projektmanagement der Fall ist. Obwohl das Manifest primär für die Softwareentwicklung erstellt wurde, sind die Prinzipien auf viele Projekte übertragbar.

Beispiele für agiles Projektmanagement

  • Entwicklung einer digitalen Innovation: Beispielsweise einer App in Bereichen, die sich technologisch schnell und agil weiterentwickeln. So entstehen beispielsweise in Feldern wie der künstlichen Intelligenz und dem Internet der Dinge neue Technologien, die eine Veränderung des Vorgehens erforderlich machen.

  • Entwicklung neuer Produkte und Services im Innovationsmanagement: Produkte und Services werden häufig in Form von Prototypen eingeführt, wobei sich Erkenntnisse jederzeit verändern können. Werden z.B. beim Test eines Prototypen Erkenntnisse über die Akzeptanz bestimmter Produktfeatures gewonnen, kann durch das agile Projektmanagement direkt und effizient auf die neuen Erkenntnisse reagiert werden. Das Management bleibt so über den gesamten Zeitraum flexibel.

  • Polizeiliche Ermittlungsarbeit: Durch Ermittlungen und Zeugenhinweise ergeben sich praktisch täglich neue Erkenntnisse zu einer Straftat, auf die Beamte umgehend reagieren müssen. Ein langfristiger Planungsprozess mit festgelegten Regeln und Meilensteinen würde die polizeiliche Ermittlungsarbeit erschweren. Auch ein klassischer Projektstrukturplan ist für solche Situationen schwer geeignet.

Grundsätze des agilen Projektmanagements

Das agile Projektmanagement folgt einer Reihe wichtiger Grundsätze, die in Methoden wie beispielsweise SCRUM oder KANBAN abgebildet sind. Hier ist kleiner Überblick:

  • Scrum

    • kommt besonders häufig im Bereich der Softwareentwicklung vor
    • Darstellung im Sprint Board mit individuellen Kategorien
    • Definition bestimmter Personenrollen, mit eigenem Aufgabenfeld
    • Verbesserungen werden in Form von Sprints bearbeitet
    • Jeder Sprint hat eine Dauer von maximal vier Wochen
    • Ergebnis ist eine verbesserte Version des Produktes
    • in sogenannten Dailys werden Fortschritt und Probleme besprochen

  • Kanban

    • wurde in den 1940er Jahren von Toyota entwickelt
    • typisches Kanban Board mit „To-Do“, „In Progress“, „Done“
    • Kanban Spalten sorgen für höhere Transparenz und Motivation
    • Vermeidung von Multitasking bei effizienter Auslastung
    • Projekt wird von der Planung bis zur Realisierung abgebildet
    • Ergebnis ist ein finales Produkt
    • kurze Meetings sorgen für einen guten Informationsfluss

Gemeinsame Grundsätze von Scrum und Kanban

Zielorientierung

Beim agilen Projektmanagement steht weniger die Befolgung eines klar strukturierten Prozesses im Mittelpunkt, sondern das Erreichen eines vorgegebenen Ziels auf dem schnellsten und einfachsten Weg (dies können externe Projekte für einen Kunden oder ein interne Prozesse sein). Die Anforderungen und Aufgaben müssen dabei jedoch klar definiert sein. Weil dieser Weg häufig erst im Verlauf eines Projekts entsteht, orientiert sich agiles Projektmanagement eher an Meilensteinen als an festgeschriebenen Abläufen. Zu einem bestimmten Zeitpunkt muss ein zuvor definiertes Ziel erreicht werden. Der Weg, den ein Projektteam oder eine Gruppe von Mitgliedern des Projektteams dabei wählt, ist weitgehend dem Team überlassen.

Die Entscheidungskompetenzen werden zum Teil auf die Ebene des Teams verlagert. Wird beispielsweise in der Entwicklung eines IT-Projektes ein fachübergreifendes Team aus Marketing-, Produktions- und IT-Experten eingesetzt, obliegt es z.B. dem Team zu entscheiden, welche technologischen Grundlagen bei der Entwicklung einer Software eingesetzt werden. Auch der Lösungsweg zur Überwindung von Herausforderungen und Hindernissen bleibt dem Team überlassen. Agiles Projektmanagement zeichnet sich daher durch eine hohe Verantwortung aller Beteiligten Teammitglieder aus.

Damit agiles Projektmanagement von allen Teammitgliedern eigenverantwortlich wahrgenommen und gelebt werden kann, brauchen Teammitglieder einen Überblick über alle notwendigen Arbeiten, Aktivitäten und Entwicklungen innerhalb des Projektes. Dies ist ein wesentlicher Unterschied im Vergleich zum klassischen Projektmanagement, bei dem Projektteam-Mitglieder häufig nur Informationen über die Teilbereiche eines Projektes haben. Um den Informationsstand innerhalb von Projektteams zu gewährleisten, bietet Software für agiles Projektmanagement zahlreiche Funktionen zur Kollaboration und Teamwork.

Ein Vergleich zwischen klassischem und agilen Projektmanagement

Klassisches Projektmanagement

  • Der Umfang des Projektes ist fest definiert, Zeit und Kosten werden individuell festgelegt
  • Anforderungen werden nur zu Beginn eines Projektes erfasst
  • Ergebnisse werden erst nach Fertigstellung veröffentlicht und bewertet
  • Aufteilung des Projektes in vordefinierte Phasen
  • Austausch basiert auf langen Wochenmeetings

Agiles Projektmanagement

  • Zeit und Kosten werden während des Projektes individuell verteilt, der Umfang steht jedoch fest
  • Anforderungen werden im laufenden Prozess erfasst
  • Ergebnisse werden in regelmäßigen Abständen überprüft und bewerten
  • Aufteilung des Projektes in Teilbereiche, welche jeweils alle Phasen einmal durchlaufen
  • Austausch durch tägliche 15-Minuten-Meetings

Agiles Projektmanagement-Software

Software für agiles Projektmanagement ermöglicht es, dass alle Team jederzeit über den Stand im Prozess informiert sind. Sie ermöglicht einen Austausch in Gruppen und Teilgruppen und ermöglicht es weiterhin, dass unterschiedliche Projektstufen frei definiert werden können. Eine Software für agiles Projektmanagement ist beispielsweise die Innovationsmanagement Software und Innolytics® Ideas, welche für den Einsatz im Ideen- und Innovationsmanagement konzipiert wurden. Innolytics® erlaubt es Unternehmen, unterschiedliche Plattformen, mit individuellen Prozessen, anzulegen, sodass Mitarbeiter/-innen aus Unternehmen an unterschiedlichen Projekten teilnehmen können.

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