Unternehmens Wiki erstellen

Ein Unternehmens Wiki erstellen Firmen, Abteilungen und Organisationen aus unterschiedlichen Gründen: um Wissen schneller verfügbar zu machen, um Informationen (z. B. zu Produkten und Dienstleistungen) aktuell zu halten oder um Dokumente wie beispielsweise Betriebsanweisungen einfacher verfügbar zu machen. Ein Unternehmens Wiki ist ein wichtiger Bestandteil des Wissensmanagements und des Qualitätsmanagements im Unternehmen. Beim Aufbau eines Unternehmens Wiki gilt es eine Reihe von wichtigen Dingen zu beachten. In diesem Artikel lernen Sie sie kennen.

Wenn Sie ein Unternehmens Wiki erstellen, arbeiten Unternehmen in der Regel mit Tools wie der Wiki Software von Innolytics^®. Damit solche Tools im Unternehmen effektiv eingesetzt werden können, gilt es eine Reihe von Dingen zu beachten. Unternehmen, die ein Unternehmens Wiki erstellen, profitieren mehr von diesem Wissensmanagement Tool als solche, die die wichtige Phase der Einführung nicht mit konkreten Maßnahmen und Verantwortlichkeiten untermauern. Bei der Einführung eines Unternehmens Wiki empfiehlt sich ein Vorgehen in folgenden Schritten:

Wenn Sie ein Unternehmens Wiki erstellen und diese fünf Schritte befolgen, steigern Sie von vorneherein die Qualität und die Akzeptanz im Unternehmen.

Wenn Teams, Abteilungen oder Unternehmen ein Unternehmens Wiki anlegen, verfolgen sie damit wirtschaftliche Ziele. In der Regel geht es darum, Informationen innerhalb des Unternehmens schneller auffindbar zu machen und dadurch die Effizienz der Arbeit zu steigern. Ein Beispiel: Wenn ein Montageteam bei Kunden vor Ort schneller Zugriff auf wichtige Informationen hat und Nachfragen– beispielsweise zum Einbau – ausbleiben, spart das Unternehmen wertvolle Montagezeit. Wenn ein Unternehmens Wiki für den Bereich der Kundenbetreuung erstellt wird, können Anfragen schneller und gezielter bearbeitet werden, weil Nachfragen ausbleiben. Wenn Wissen sofort zur Verfügung steht, können Beschäftigte im Kundenservice diese Anfragen ohne weitere Rückfragen beantworten. Dies spart wertvolle Zeit im Kundendialog.

Die Festlegung von Zielen ist der erste Schritt bei der Erstellung eines Unternehmens Wiki. Idealerweise machen Sie diese Ziele messbar, beispielsweise indem Sie die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Kundenanfragen vorher und nachher messen oder indem Sie Feedback von Nutzer*innen Ihres Unternehmens Wiki einholen.

Nachdem Sie die Ziele für die Erstellung eines Unternehmens Wiki definiert haben, gilt es, Beschäftigte aus unterschiedlichen Bereichen (Teams, Abteilungen oder Standorten) zu definieren, die die Verantwortung für den Aufbau eines Unternehmens Wiki übernehmen. Dazu können Sie z. B. Themenverantwortliche benennen, also Beschäftigte im Unternehmen, die sich um den Aufbau und die Strukturierung bestimmter Themenfelder kümmern. Wenn Sie beispielsweise für den Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems eine Art Qualitätshandbuch als Wiki veröffentlichen möchten, brauchen Sie dafür Personen, die dies verantwortlich in die Hand nehmen. Das heißt nicht, dass diese Verantwortlichen alle Texte verfassen oder alle bestehenden Dokumente in das Wiki übertragen sollen. Vielmehr heißt es, dass bestimmte Verantwortlichkeiten klar geregelt sind und eine Person die Führung in der wichtigen Phase der Erstellung eines Unternehmens Wikis übernimmt.

Wenn Sie ein Unternehmens Wiki erstellen, hat sich das Vier-Augen-Prinzip bei der Erstellung und Abnahme von Wiki Beiträgen bewährt: Themen werden zunächst vorgeschlagen, anschließend umgesetzt, dann erfolgt eine inhaltliche und fachliche Überprüfung, schließlich wird ein Beitrag freigegeben. Mit Hilfe der Innolytics^® Software können solche Freigabeprozesse definiert werden. Ähnliches gilt für die Aktualisierung von Beiträgen. Legen Sie fest, in welchem Rhythmus Sie überprüfen möchten, ob Inhalte noch aktuell sind. Auch empfiehlt es sich ein Vorgehen für den Fall festzulegen, dass Beschäftigte Inhalte als nicht relevant oder als zu schwer verständlich bewerten. Die Innolytics^® Wiki Software verfügt hier über ein Bewertungssystem. Beschäftigte können bewerten, wie nützlich bestimmte Beiträge für sie sind und wie gut sie verständlich sind.

Wenn Sie ein Unternehmens Wiki erstellen und dieses erstmals Beschäftigten zur Verfügung stellen, wird dieses nicht automatisch sofort genutzt. Menschen sind Gewohnheitstiere. Machen Sie die Vorzüge des Unternehmens Wiki anhand von konkreten Beispielen deutlich. Erläutern Sie, wie Beschäftigte in ihrem Arbeitsalltag von der Nutzung des Unternehmens Wiki profitieren. Setzen Sie nicht voraus, dass Ihre Beschäftigten automatisch den Nutzen erkennen. Wenn beispielsweise Betriebsanweisungen im Bereich der Arbeitssicherheit als Wiki Beitrag verfügbar sind, ist dies zunächst ein großer Vorteil, weil es die Sicherheit aller Beschäftigten steigert. Machen Sie diesen Vorteil Ihren Beschäftigten bewusst! Erläutern Sie, dass diese Betriebsanweisungen jetzt deshalb öffentlich zur Verfügung stehen, damit der Schutz von Leben und Gesundheit aller Beschäftigten noch besser gewährleistet werden kann.

Die Innolytics^® Wiki Software verfügt über eine Blogfunktion, mit der Sie den Nutzen Ihren Beschäftigten schnell und einfach erklären können. Sobald Ihre Beschäftigten den individuellen Vorteil der Nutzung für sich erkannt haben, werden Sie regelmäßige Zugriffe verzeichnen. Sobald Beschäftigte erkennen, dass sie Informationen – beispielsweise mit Hilfe der smarten Suche der Innolytics^® Wiki Software – schneller finden, werden Sie diese Suche häufiger nutzen.

Wenn Sie Schritt für Schritt vorgehen, wenn Sie ein Unternehmens Wiki erstellen, werden Sie bereits in sehr kurzer Zeit eine hohe Akzeptanz und einen großen Nutzen verspüren. Die Innolytics^® Wiki Software ist eine Art „Schweizer Taschenmesser“ bei der Erstellung eines Unternehmens Wikis. Sie können Ziele definieren, Verantwortlichkeiten festlegen und sogar einen Projektplan für die Umsetzung erstellen. Konkrete Aufgaben und Meilensteine sorgen dafür, dass die Erstellung des Unternehmens Wiki nachvollziehbar und zuverlässig geplant und umgesetzt werden kann. Wenn Sie diese fünf Schritte bei der Erstellung eines Unternehmens Wikis befolgen, werden Sie in kürzester Zeit ein Tool im Unternehmen haben, das Sie und Ihre Beschäftigten nicht mehr missen möchten.