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Was ist ein Prozessaudit?

Der Begriff „Prozessaudit“ ist Teil eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015. Mit Hilfe eines Prozessaudits überprüfen Unternehmen und Organisationen, inwieweit ein bestimmter Geschäftsprozess die gewünschten Ergebnisse liefert und den Vorgaben von ISO 9001 entspricht. Aus einem Prozessaudit werden üblicherweise Maßnahmen abgeleitet, um die Konformität zu ISO 9001 herzustellen, Leistungsabweichungen zu korrigieren und ganz allgemein den Prozess zu optimieren.

Prozessaudit Definition

Ein Prozessaudit ist ein Instrument des Qualitätsmanagements, mit dem die Wirksamkeit und die Normkonformität eines ausgewählten Geschäftsprozesses überprüft und Maßnahmen zur Korrektur beziehungsweise Verbesserung erarbeitet werden.

Ein Prozessaudit wird von qualifizierten Auditoren und Auditorinnen durchgeführt, die nach den Vorgaben von ISO 19011 objektiv und neutral sein müssen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Prozesse auditieren können und welche Hilfsmittel Ihnen dabei zur Verfügung stehen.

Prozessaudit: Die Vorbereitung

Unternehmen, die eine ISO-Zertifizierung nach den Vorgaben von ISO 9001:2015 anstreben, müssen ein internes Auditprogramm definieren, indem sie regelmäßig überprüfen, in wieweit das Managementsystem die gewünschten Leistungen und Ergebnisse bringt sowie die Vorgaben der Norm erfüllt. Hier sind die wichtigsten Schritte bei der Audit Planung:

  • Suchen Sie nach einer repräsentativen Stichprobe Ihrer Geschäftsprozesse

    Überlegen Sie sich, welche Abläufe und Prozesse in Ihrem Unternehmen Teil des Qualitätsmanagement Systems sind (dies wird im sogenannten „Anwendungsbereich“ festgelegt). Legen Sie eine Priorisierung fest, welche Abläufe und Prozesse für Sie besonders wichtig sind, also zu den so genannten „Kernprozessen“ zählen. Planen Sie Ihr Audit Programm so, dass Ihre wichtigsten Kernprozesse regelmäßig andere Prozesse selektiv auditiert werden.

  • Legen Sie konkret Zeitpunkte für Ihre Audits fest

    In einem strukturierten Audit Programm werden alle Prozessaudits – wie auch System Audits – über zwölf Monate im Voraus geplant.

  • Legen Sie fest, wer den Audit durchführt

    Welche Person soll für einen bestimmten Prozess verantwortlich sein und welche Person soll auditiert werden.

  • Legen Sie fest, was nach welchen Kriterien auditiert werden soll

    Innerhalb eines Prozesses brauchen Sie nicht jedes Mal alles zu überprüfen. Mitunter genügt es, den Teilbereich eines Prozesses mit einer bestimmten Fragestellung zu auditieren. Wenn Sie beispielsweise überprüfen möchten, ob ein Kundenbeschwerdeprozess funktioniert, können Sie unter bestimmten Umständen voraussetzen, dass der Auslöser des Prozesses (Anruf von Kunden oder eine Mail) funktioniert. Sie fokussieren sich eher auf die Einhaltung der Bearbeitungsgeschwindigkeit und den Entscheidungsprozess.

  • Planen Sie Reportings

    ISO 9001:2015 schreibt nicht vor, in welcher Form Auditberichte verfasst werden sollen. Sie müssen lediglich eine bestimmte Form festlegen und definieren, wer diese Berichte erhalten soll.

Die Innolytics® Qualitätsmanagement Software unterstützt Sie dabei, Audits vorzubereiten, durchzuführen und die Berichte zu verfassen. Ein Prozessaudit erfolgt in strukturierter Form, unmittelbar danach erhalten Sie eine Auswertung, eine Bescheinigung über die Durchführung des Audits sowie den Bericht mit Maßnahmen.

Werkzeug für einen Prozessaudit

Die Innolytics® Qualitätsmanagement Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Prozessaudits mit Hilfe digitaler Fragebögen durchzuführen, die alle Anforderungen der Norm erfüllen. Im Softwaremodul „Audits“ planen Sie die Prozessaudits, die Sie im Laufe eines Jahres durchführen wollen und ordnen standardisierte digitale Leitfäden zu. Die Leitfäden können Sie als Vorabfragebogen an die auditierten Personen schicken, die sie beantworten. Die Sofortauswertung unterstützt Auditor*innen in ihrer Arbeit. Sie können aber auch den Audit anhand des Leitfadens gemeinsam durchgehen und erhalten einen sofortigen Auswertungsbericht.

Verbesserungsvorschläge und aus dem Audit abgeleitete Maßnahmen können in der Software bearbeitet werden, Prozessvisualisierungen und ein Prozessmanagement unterstützen Auditor*innen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Prozessaudits.