Was sind Collaboration Tools?

Der Begriff Collaboration Tools umfasst eine Vielzahl von Anwendungen, die Unternehmen dabei unterstützen, Teamwork, Kollaboration und interne Kommunikation zu optimieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Collaboration Tools sind, welchen Nutzen sie bieten, wie Sie im Team mit Collaboration Tools effektiv arbeiten können und worauf Sie bei der Auswahl achten müssen.

In Unternehmen (wie auch in Verbänden und Organisationen) werden Collaboration Tools eingesetzt,

• um den Informationsfluss zentral zu steuern,
• die Verwaltung von Aufgaben und Projekten zu erleichtern sowie
• den internen Austausch zu fördern.

Dabei gibt es unterschiedliche Arten von Collaboration Tools, die hier aufgelistet werden.

Diese Art von Collaborations Tools ist vergleichbar mit Messengerdiensten wie WhatsApp oder Telegram. Auch Anwendungen wie Discord erfüllen diesen Zweck, obwohl Discord ursprünglich für den Austausch zwischen Gamern bei Computerspielen entwickelt wurden.

Im Businessbereich haben sich Applikationen wie Slack und Microsoft Teams durchgesetzt.

• Diese Anwendungen verfolgen das Ziel, den schnellen Austausch von Informationen zu Ihrer Kernanwendung zu machen. Rundherum existiert ein Ökosystem aus unterschiedlichen Applikationen. Microsoft hat die Anwendung Teams in die Office 365 Suite integriert. Der Vorteil dieser Kollaborationstools besteht in der schnellen Einrichtung und der Organisation von Kommunikation in verschiedenen Kanälen/Channels.
• Der Nachteil: Sie bieten nur eine sehr eingeschränkte strukturierte Ablage von Aufgaben, Projekten und Wissen an. Dafür sind sie nicht konzipiert worden.

Bei Microsoft wird zudem immer wieder der Kritikpunkt der Usability aufgeführt. Wie viele Produkte von Microsoft ist Office 365 äußerst leistungsstark. Genau das aber führt zur Unübersichtlichkeit.

An diesem Punkt setzt ein zweiter Typ von Collaboration Tools an. Programme wie beispielsweise Jira, Trello oder die Innolytics^® Collaboration Software sind eine optimale Ergänzung für die oben aufgeführten Kollaborationstools.

Sie funktionieren im Wesentlichen nach dem gleichen Prinzip:

• Einzelne Vorgänge (Aufgabenpakete, Tickets zur Softwareentwicklung, Projekte etc.) werden angelegt,
• ihnen werden verantwortliche Personen zugewiesen,
• sie werden in übersichtlichen Prozessen und Abläufen organisiert,
• eine Übersicht sorgt dafür, dass der Gesamtüberblick nicht verloren geht.

Daraus ergeben sich zwei große Vorteile:

1. Alle Informationen zu bestimmten Vorgängen sind zugeordnet.
2. Alle Nutzer*innen können sehen, welche Aufgabenpakete beispielsweise welchen Status erreicht haben.

Diese Art von Kollaborationstools schafft eine Übersichtlichkeit im Unternehmen, die durch Collaboration Tools, die primär als Kommunikationstools dienen, nicht gegeben ist. Strukturierte Zusammenarbeit ist auch im agilen Projektmanagement erforderlich, weshalb diese Form von Collaboration Tools häufig auch als Software für agiles Projektmanagement bezeichnet wird.

Collaboration Tools spielen in Unternehmen vor allem dann eine Rolle, wenn Teams dezentral arbeiten oder eine so genannte Matrix-Organisation etabliert wurde.

Auch Unternehmen, in denen Projekte durch agiles Projektmanagement und bereichsübergreifende Teams durchgeführt werden, können profitieren.

Beim Einsatz von Collaboration Tools gibt es einige wichtige grundsätzliche Fragen, die vorab zu klären sind:

• Sollen die Tools zur Kollaboration im gesamten Unternehmen eingesetzt werden oder nur im Rahmen eines Projektes?
• Ist der Einsatz dauerhaft geplant oder zeitlich begrenzt beispielsweise im Rahmen eines Projekts?
• Sollen die im Kollaborationstool ausgetauschten Informationen archiviert werden?
• Gibt es rechtliche Dokumentationspflichten?

Die Beantwortung dieser vier Fragen hat wesentliche Auswirkungen auf die Auswahl des geeigneten Collaboration Tools.

Zwar können Teams mit Kommunikationstools oder Messengerdiensten sehr schnell und einfach kommunizieren, jedoch ist es schwierig, Informationen und Aufgaben beziehungsweise Projektschritte zu strukturieren und zu dokumentieren.

• Ihnen steht sofort ein Projektraum zur Verfügung, in dem sie Aufgabepakete verteilen und diskutieren können.
• Auch haben sie jederzeit die Übersicht über den Stand der verschiedenen Arbeitspakete haben.
• In einem Teamraum können Updates gepostet und Fragen gestellt werden. Dies erfolgt in strukturierter Art und Weise, so dass z.B. Fragen und Antworten über die interne Suche jederzeit wiedergefunden werden können.

Unternehmen, die verstärkt auf Teamwork setzen, können mehrere Projekträume für Teams, beispielsweise Innovationsteams, anlegen.

Sie erhalten einen Überblick über den Stand von unterschiedlichen Projekten und Aufgabenpaketen. Zudem können Funktionen wie das Modul Ideenmanagement-Software oder Wissensmanagement-Software aktiviert werden.

Praxistipp!

Sie suchen ein geeignetes Collaboration Tool für Ihr Unternehmen? Achten Sie darauf, dass es flexibel genug ist, um auf sich Ihre verändernden Anforderungen einzustellen. Mal gibt es innerhalb Ihres Unternehmens mehr Bedarf an Teamwork, mal weniger. Ein gutes Collaboration Tool passt sich an Ihre Bedürfnisse an!