Agiles Projektmanagement: Vorteile

Welche Vorteile hat agiles Projektmanagement gegenüber dem klassischen Projektmanagement? In welchen Situationen kann agiles Projektmanagement seine Vorteile ausspielen? Und wann ist der Einsatz von Software für agiles Projektmanagement vorteilhaft? Dieser Artikel stellt die grundsätzlichen Unterschiede zwischen konventionellem und agilem Projektmanagement dar. Lernen Sie die Vorteile von Methoden wie Scrum oder Kanban kennen.

Agiles Projektmanagement bietet Vorteile, wenn sich Projekte durch ein hohes Maß an Agilität und Veränderbarkeit auszeichnen. Beim klassischen Projektmanagement stehen das Ziel, die Projektbeteiligten und die einzelnen Projektschritte weitgehend fest. Agiles Projektmanagement hingegen bietet Vorteile in Situationen, in denen sich die Rahmenbedingungen schnell ändern können.

Im Wesentlichen bietet agiles Projektmanagement vier große Vorteile, die nachfolgend aufgelistet sind.

Im agilen Projektmanagement werden zwar konkrete Meilensteine definiert, doch wie und in welcher Reihenfolge diese realisiert werden, ist nicht zwingend vorgeschrieben. So können beispielsweise die unterschiedlichen Bestandteile bei der Entwicklung einer Webseite zeitlich unabhängig voneinander realisiert werden: das Grafikpaket, die Texte, die technologische Funktionalität. Unvorhergesehene Ereignisse – z.B. ein technisches Problem mit dem Content Managementsystem – können gelöst werden, ohne dass das Erreichen eines bestimmten Meilensteins gefährdet ist. Anders als z.B. beim klassischen Projektmanagement: Hier die sind die unterschiedlichen Komponenten zeitlich so sehr aufeinander abgestimmt, dass ein Fehler in einer Komponente häufig den gesamten Projektplan durcheinander bringt.

Bei der Projektentwicklung – beispielsweise in der Softwareentwicklung – wird das Projektergebnis häufig von den zur Verfügung stehenden Ressourcen bestimmt. Wenn z.B. eine digitale Serviceinnovation entwickelt werden soll, aber nicht genügend App-Entwickler zur Verfügung stehen, wird die Entwicklung zunächst auf eine Desktopversion und eine mobile Webseite beschränkt. Stehen Experten und Expertinnen für eine bestimmte Softwarekomponente aktuell nicht zur Verfügung, kann in der Entwicklung auf dieses Modul möglicherweise verzichtet werden.

In diesem Sinne bietet agiles Projektmanagement Vorteile hinsichtlich der eingesetzten Ressourcen. Auch wenn bestimmte personelle, technische oder finanzielle Mittel gerade nicht zur Verfügung stehen, kann das Projekt trotzdem zum Erfolg geführt werden. Ein solches Vorgehen ist zum Beispiel im Straßenbau vollkommen undenkbar. Eine Autobahn kann nicht ungeteert übergeben werden, nur weil die entsprechenden Spezialisten gerade nicht zur Verfügung standen.

Projekte, die mit klassischem Projektmanagement vorangetrieben werden, haben in der Regel eine klare und feste Struktur, ohne die das Projekt schwer zum Erfolg geführt werden kann. Diese Struktur beinhaltet in den meisten Fällen einen Vorgehensprozess, der detailliert festgehalten wird. Es steht von vorneherein fest, wer zu welchem Zeitpunkt mit wem kommuniziert und welches Ergebnis erreicht sein muss, damit die nächsten Projektbeteiligten mit ihrer Arbeit beginnen können.

Doch das passt nicht zu allen Projekten: Viele Projekte sind entdeckungsorientiert, d.h. sie verändern sich je nachdem welche Informationen und Erkenntnisse im Laufe des Projektes gewonnen werden. Entsprechend benötigt diese Form von Projekten flexible Strukturen: Absprachen können sich genauso verändern wie Prozessabläufe und Schnittstellen zwischen den einzelnen Beteiligten. Hier bietet agiles Projektmanagement Vorteile, weil es die entsprechende Flexibilität bietet. Entsprechend unterstützt Software für agiles Projektmanagement die Einrichtung und die Veränderung der Projektstrukturen.

Bei manchen Projekten – beispielsweise bei der Entwicklung eines Flugzeugs oder der Konstruktion einer Maschine – steht das Ergebnis im Wesentlichen am Anfang fest. Zwar werden bei der Konstruktion eines Flugzeugs möglicherweise andere Materialien eingesetzt als zunächst geplant oder die Anordnung der Kabine kann sich von dem unterscheiden, was Vorgängermodelle ausgezeichnet hat. Im Wesentlichen jedoch ist es ein Flugzeug, das aus einem Konstruktionsprozess herauskommt.

Es gibt jedoch auch Projekte, bei denen hinsichtlich des Ergebnisses eine gewisse Flexibilität besteht. So wird z.B. bei der Entwicklung von digitalen Innovationen häufig ein anderer Weg gewählt: Zunächst wird mit einem Prototyp ein so genanntes Minimum Viable Product (MVP) entwickelt, das nur die wesentlichsten Komponenten enthält, mit denen der Erfolg am Markt getestet werden kann. Auf Basis der ersten Tests mit potentiellen Nutzern*innen kommen neue Funktionen hinzu, nicht benötigte werden abgeschaltet oder verändert. Dadurch weicht das Ergebnis einer Entwicklung zum Teil erheblich von dem ab, was zunächst geplant wird. Hier bietet agiles Projektmanagement Vorteile: Wenn sich auf Basis neuer Erkenntnisse die Zielstellung ändert, können die einzelnen Projektschritte und -beteiligte entsprechend angepasst werden.

Agiles Projektmanagement bietet nicht bei jedem Projekt gleichermaßen Vorteile. Die Vorteile kommen vor allem dann zum Tragen, wenn Projekte mit den beschriebenen Rahmenbedingungen zum Erfolg geführt werden sollen: Das Ergebnis kann sich noch verändern, die Ressourcen können sich verändern, die Strukturen können sich verändern etc. Damit gibt es keine generelle Aussage darüber, ob agiles Projektmanagement Vorteile oder Nachteile bringt. Agiles Projektmanagement ist dann am effektivsten, wenn der Projekttyp dazu passt. Dann bietet agiles Projektmanagement Vorteile.