Was ist Teamkommunikation?

Teamkommunikation bezeichnet die Fähigkeit einer Gruppe von Menschen, die gemeinsam ein Ergebnis erzielen möchten, effizient und zielgerichtet zu kommunizieren.

Eine effiziente Kommunikation im Team ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass Kollaboration und Teamwork gelingen. Teamkommunikation unterscheidet sich deutlich von der Unternehmenskommunikation, die organisierter und strukturierter ist. Innerhalb von Teams und Arbeitsgruppen dient Teamkommunikation dazu, alle Mitglieder über den Stand von Projekten auf dem Laufenden zu halten. Effiziente Teamkommunikation ist deshalb eine der wesentlichen Voraussetzungen für das Gelingen von agilem Projektmanagement sowie für den Erfolg von Teams im Ideenmanagement und Innovationsmanagement von Unternehmen.

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Teamkommunikation: Kommunikationsregeln in der Gruppe

Teamkommunikation ist ein ständiger Spagat zwischen zu viel und zu wenig Information. Überlegen Sie, wie viele Informationen Sie im Laufe eines Tages verarbeiten müssen. Schon das ist schwer strukturierbar. Bei einem fünfköpfigen Team wäre die Menge der Informationen das Fünffache. Entsprechend wird es innerhalb von Teams schnell chaotisch. Es entstehen lange E-Mailketten, Meetings ziehen sich in die Länge, Diskussionen drehen sich im Kreis ohne konkretes Ergebnis.

Für eine effiziente Teamkommunikation gibt es deshalb klare Regeln:

Kommunizieren Sie nur das, was wichtig ist.
Diese Regel klingt banal, ist jedoch schwer zu befolgen. Denn jeder wünscht sich Transparenz in der Teamkommunikation. Doch was bedeutet Transparenz? Jedem im Team alle Details jeder noch so kleinen Aufgabe mitzuteilen? Das Ergebnis: Ein Information Overkill innerhalb weniger Tage. Die Alternative wäre jedoch nicht besser: Informationen für sich behalten und stets denken: „Wer etwas wissen will, kann ja fragen.“ Die Lösung liegt in der Mitte: Ansprechen, aber nicht thematisieren. Dies bedeutet: Alle im Team erhalten einen kurzen Überblick darüber, was der andere gerade tut beziehungsweise woran andere Kollegen/-innen arbeiten. Es bleibt jedoch an der Oberfläche. Ähnlich wie Seite 1 eines Nachrichtenportals, wo Sie Schlagzeilen lesen. Moderne Teamwork-Software unterstützt dies durch Funktionen wie Activity Streams, bei dem Nutzer/-innen verschiedene Ansichten wählen können: Sie können alles mitverfolgen, Updates zu den Informationen erhalten, die sie betreffen oder nur für sie bestimmte Informationen lesen.
Kommunizieren Sie in der Sprache der anderen
Gerade in Teams, in denen Mitarbeiter/-innen mit gemischten Kompetenzen (z.B. Technik, Marketing und Produktion) zusammenarbeiten, kommt es häufig zu Verständnisschwierigkeiten. Wenn beispielsweise Verantwortliche aus der Technik davon sprechen, dass sie Probleme sehen, interpretieren Mitarbeiter/-innen aus dem Marketing dies möglicherweise als blockierende Haltung. Dabei sprechen sie einfach nur unterschiedliche Sprachen. Während die Marketingabteilung naturgemäß aus Sicht des Kunden das perfekte Produkt haben möchte, ist es Aufgabe der Technik, mögliche Risiken und Stolpersteine frühzeitig zu erkennen. Hieraus ergeben sich häufig Konflikte in der Teamkommunikation, die darauf beruhen, dass unterschiedliche Mitglieder Informationen unterschiedlich verarbeiten.
Konzentrieren Sie sich auf das Ergebnis
Gerade wenn Teams zusammenarbeiten um erfolgreich ein Projekt durch Teamwork zu bewältigen, gerät schnell das Ziel aus den Augen. Durch Missverständnisse beziehungsweise schlechte Teamkommunikation gerät der Blick auf das „große Ganze“ schnell aus dem Fokus. Wann immer Sie das Gefühl haben, dass sich Diskussionen im Kreis drehen, stellen Sie eine wichtige Frage: „Was ist unser Ziel?“. Machen Sie das große Ziel klar, welches das Team gemeinsam zu erreichen versucht. Erinnern Sie Teammitglieder an Ziele, die es im Laufe einer Woche oder eines Tages zu erreichen gibt. Und definieren Sie von vorn herein das Ziel von Meetings.

Teamkommunikation verbessern

Um die Teamkommunikation zu verbessern, können Sie unterschiedliche Wege gehen. Bewährt haben sich regelmäßige Meetings beispielsweise in Form von kurzen Standups, bei denen alle Teammitglieder stichpunktartig den Stand ihrer Projekte durchgeben. Die Zeitdauer eines solchen Meetings sollte zwischen fünf und fünfzehn Minuten liegen. Die Herausforderung: Nicht alle Teammitglieder sind stets und immer an einem Ort. Gerade virtuelle Teams haben es häufig schwer, einen festen Termin einzuhalten. Wenn z.B. Mitarbeiter/-innen aus dem Vertrieb involviert sein sollen, sind diese häufig gerade im Zug, beim Kunden oder irgendwo unterwegs. Zur Verbesserung der Teamkommunikation kommt in diesen Fällen häufig Teamkommunikationssoftware zum Einsatz.

Teamkommunikation Software

Eine Software, welche Teamkommunikation unterstützt, bietet Funktionen wie einen Activity Stream, einen gemeinsamen Onlinekalender, transparente Aufgabenlisten, Chat und Diskussionen sowie Elemente eines agilen Projektmanagements. Teamkommunikationssoftware ist wie ein Intranet für Teams. Die Innolytics^® Software bietet diese Funktionen. Teams können sich austauschen und gemeinsam Projekte verwalten. Der Activity Stream bietet eine genaue Übersicht über alle aktuelle Aktivitäten im Team, aufgeteilt nach „Informationen für alle“, „wichtige Informationen im Zusammenhang mit mir“ und „Informationen für mich“

Informationen für alle: In diesem Stream erhalten Teammitglieder ungefiltert alles, was im Team aktuell passiert. (private Notizen und Arbeitsräume, bei denen, der/die Einzelne kein Mitglied ist, sind davon natürlich ausgenommen) Dies hilft, stets mit den aktuellsten Ereignissen im Team auf dem Laufenden zu sein.
Informationen im Zusammenhang mit mir: Der Algorithmus der Innolytics^® Software ist so ausgelegt, dass Informationen danach bewertet werden, in welcher Nähe Sie zum einzelnen Teilnehmer stehen. Wurden beispielsweise Beiträge geliked oder häufiger angesehen beziehungsweise besteht eine intensive Arbeitsbeziehung zwischen zwei Teammitgliedern, werden diese Informationen vom Algorithmus als wichtiger bewertet als andere. Informationen, die im Zusammenhang mit der eigenen Arbeit stehen, werden hier angezeigt.
Informationen für mich: Hier werden alle neuen Ereignisse aufgelistet, bei denen ein Teammitglied eine Handlung ausführen soll: beispielsweise auf eine Frage antworten oder eine Aufgabe erledigen.

Die Innolytics^® Software enthält zudem eine smarte Suche: Inhalte werden systematisiert aufbereitet und nach ihrer Relevanz für jedes einzelne Teammitglied bewertet. Bei der Suche nach Informationen erhalten Teammitglieder die Informationen angezeigt, die jetzt und heute für sie am wichtigsten sind.